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ELO ECM Suite (abgeleitet von: Elektronischer Leitz Ordner) ist ein kommerzielles Software-Produkt, um Dokumente und elektronische Inhalte digital zu verwalten und zu nutzen. Unter dem Namen ELO stellt die ELO Digital Office GmbH in Stuttgart Softwareprodukte im Bereich Enterprise-Content-Management her und vertreibt diese weltweit. Die Ablage und Organisation des elektronischen Leitz Ordners erfolgen in digitaler Form, aber in seiner Funktionsweise ähnelt er der klassischen, papierbasierten Dokumenten ähnlich wie bei der klassischen, papierbasierten Dokumentenverwaltung. In einem virtuellen Archiv stehen Schränke, in denen sich Ordner mit Registern befinden, die vom Anwender gefüllt und verwaltet werden. Als Softwareprodukt zählt ELO zu der Kategorie der Dokumentenmanagement- (DMS) und Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme. Diese ermöglichen eine Vielzahl an Funktionen rund um die Digitalisierung von Unternehmensprozessen, darunter auch die revisionssichere Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente und Information.
Der elektronische Leitz Ordner wurde ab Mitte der 1990er Jahre bei der Louis Leitz International GmbH & Co. in Stuttgart-Feuerbach entwickelt. Kurz nach der erfolgreichen Markteinführung kam es im Zusammenhang mit dem Verkauf der Firma Leitz an die schwedische Esselte-Gruppe zur Abspaltung des Bereichs für digitales Dokumentenmanagement als ELO Digital Office GmbH. Diese besteht bis heute in dieser Form und ist auch dem Standort Stuttgart verbunden geblieben.
Firmenhistorie
Im Jahr 1998 verkauften die bisherigen Eigentümer der Louis Leitz International GmbH & Co. – die Familie Leitz – ihr Unternehmen für 580 Mio. DM an die schwedische Esselte-Gruppe. Nachdem die Louis Leitz Digital Office GmbH zunächst „im Verbund mit dem Mutterkonzern“ die „rechtliche und wirtschaftliche Eigenständigkeit“ erlangen sollte, wurde sie im März 2000 in einem Management-Buyout komplett von der Konzernmütter gelöst. Zum 1. April 2000 erfolgte die Namensänderung von Louis Leitz Digital Office GmbH in ELO Digital Office GmbH.
Produkthistorie
Strategische Überlegungen innerhalb der Louis Leitz International GmbH & Co führten Mitte der 1990er Jahre zu dem Entschluss, neben klassischen Büroartikeln auch ein Produkt im Portfolio zu haben, das auf die Computerarbeitsplätze im Büro abzielte. Man wollte eine gute Stellung im Markt behaupten, auch wenn sich die Arbeitsplätze stark veränderten und digitaler wurden. So wurde der Elektronische Leitz Ordner 1996 als erstes Produkt im Geschäftsfeld „Elektronisches Ablegen und Archivieren“ innerhalb der Louis Leitz Unternehmensgruppe entwickelt. Auf der Fachmesse „Systems“ 1997 in München wurden ELOoffice für Büros und ELOhome für private Anwender einem großen Fachpublikum vorgestellt und Leitz begann, ein Händlernetzwerk aufzubauen. Auf der Fachmesse „Paperworld“ stellte Leitz Anfang 1998 das Produkt in der Version ELOoffice 3.2 erstmals einer breiten Öffentlichkeit vor. ELOoffice sowie ELOhome wurden zu Beginn vornehmlich über den Bürofachhandel vertrieben. 1998 wurde dieses Geschäftsfeld in ein eigenständiges Unternehmen ausgelagert, die ELO Digital Office GmbH. Im selben Jahr wurde das Produktportfolio erweitert. Auf der CeBIT 1998 stellte man mit ELOprofessional eine „neue Produktreihe für gehobene, professionelle Ansprüche“ vor, die stärker am Geschäftskundenmarkt orientiert war. Im Zuge der Einführung dieses anspruchsvolleren Produkts begann man mit dem Aufbau eines Netzwerks, bestehend aus speziell ausgebildeten Business-Partnern, die als Vertriebs- und Technologiepartner die Kundenprojekte vor Ort betreuten und für die Kunden erster Ansprechpartner waren. Diese Vertriebspartner waren nicht mehr im Büroeinzelhandel verortet, sondern mehrheitlich IT-Systemhäuser, die oft auch schon Erfahrung mit der Implementierung und Betreuung von anspruchsvollen Softwareprojekten hatten. Dieses Partnermodell verfolgt die ELO Digital Office GmbH als Eigentümerin der Marke ELO bis heute.
ELO heute
Die Produktpalette von ELO Digital Office umfasst heute die ELO ECM Suite für Mittelstandskunden und Konzerne und kann mit fachbereichsspezifischen Softwarelösungen aus dem Portfolio der ELO Business Solutions erweitert werden. Diese können branchenunabhängig eingesetzt werden und umfassen z. B. Lösungen für das digitale Rechnungs- und Vertragsmanagement, das Personalwesen oder andere administrative Bereiche des Unternehmens. ELOoffice, die Digitalisierungslösung für Kleinunternehmen und Privatanwender, wurde 2025 abgekündigt.
Kategorisierung
Sowohl das ursprüngliche Produkt wie auch das heutige Softwareportfolio der ELO Digital Office GmbH zählen zur Kategorie der ECM- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Ähnlich wie CRM-Software und ERP-Systeme sind ECM-Systeme hauptsächlich im Unternehmensumfeld im Einsatz. Es handelt sich um eine klassische B2B-Software.
ECM-Systeme ermöglichen eine Vielzahl an Funktionen rund um die Digitalisierung von Unternehmensprozessen, darunter auch die Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente und Informationen. Gemeinsam ist dem elektronischen Leitz-Ordner und den heute unter dem Namen ELO vertriebenen Produkten ein zentrales Archiv bzw. Repository, das je nach Ausbaustufe unterschiedliche Möglichkeiten der digitalen Verfügbarmachung wichtiger Unternehmensunterlagen bietet. Zu diesen Grundlagen kamen mit zunehmender Digitalisierung der Büroarbeitsplätze zahlreiche Komponenten und Erweiterungen hinzu, um Unternehmensprozesse möglichst umfassend digital abbilden zu können: Hierzu gehören unter anderem mobile Apps, Lösungen für digitales Rechnungs-, E-Mail-, und Vertragsmanagement, Software für digitale Personalprozesse, digitales Sitzungsmanagement oder auch Besucherverwaltung.
ELOoffice
ELOoffice bietet Funktionen für das elektronische Archivieren und Verwalten von Dokumenten. Zum Einsatz kommt ELOoffice an einzelnen Arbeitsplätzen und in kleinen Teams. Die Daten werden in einer Microsoft-Access-Datenbank verwaltet.
ELOprofessional
ELOprofessional ist für größere Unternehmen vorgesehen und basiert auf einer Client-Server-Architektur, die auf Microsoft-Windows-Servern läuft. Die Lösung lässt sich modular ausbauen. Als Datenbank werden Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 und PostgreSQL unterstützt. Eine integrierte Workflow-Engine sorgt dafür, dass Unternehmensprozesse wie beispielsweise die Rechnungseingangsverarbeitung oder die Aktenverwaltung entworfen und elektronisch umgesetzt werden.
ELOenterprise
ELOenterprise ist für den Einsatz bei internationalen Großunternehmen und Konzerne gedacht, die standortübergreifend operieren. ELOenterprise ist nicht an das Microsoft-Windows-Betriebssystem gebunden und auch auf Plattformen wie Unix oder Linux lauffähig.
Erweiterungen
Neben den Kernprodukten ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise stehen Module und Schnittstellen zu anderen Systemen zur Verfügung. Module erweitern die Kernprodukte um zusätzliche Funktionen. Dazu gehört u.a. die Möglichkeit, Rechnungen automatisch zu klassifizieren, Massendaten zu importieren und den mobilen Zugang zum elektronischen Archiv über Portale, Smartphones und Tablets sicherzustellen. Schnittstellen ermöglichen die Verbindung und den Datenaustausch mit weiteren Geschäftsanwendungen wie z. B. kaufmännischen Systemen (ERP), Kundenverwaltungssystemen (CRM), Konstruktionsanwendungen (CAD) oder Portal- und E-Mail-Systemen.
Seit 2016 gehören auch intelligente und fertig vorkonfigurierte Fachlösungen zum Portfolio: Die ELO Business Solutions für Rechnungs- und Vertragsmanagement, für digitale Personalakten und Bewerbungsprozesse, oder auch für Besucher- und Wissensmanagement beruhen auf Best-Practice-Ansätzen und ermöglichen dem Benutzer eine äußerst schnelle Projektumsetzung.
Darüber hinaus kann das ELO ECM-System durch die ELO Business Partner – geschulte Systemhäuser oder IT-Beratungen – mithilfe entsprechender Skripte und Automatismen individuell angepasst werden.
Auszeichnungen
In den vergangenen Jahren hat ELO unterschiedliche Auszeichnungen und Innovationspreise in Deutschland und im Ausland für seine Produkte erhalten.
