Einkauf

Einkauf bezeichnet in der Betriebswirtschaftslehre die Tätigkeiten eines Unternehmens, die auf den Bezug von Gütern und Dienstleistungen gerichtet sind. Dazu gehören insbesondere die Auswahl von Lieferanten, das Einholen und Vergleichen von Angeboten, Verhandlungen, Vertragsabschlüsse und Bestellungen. Der Einkauf umfasst sowohl laufende als auch längerfristig planende Aufgaben. Neben dem Vertrieb und der Produktion gehört er zu den grundlegenden betrieblichen Funktionen.

Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die das Unternehmen nicht selbst herstellt oder erbringt, dient beispielsweise der Durchführung des Produktionsprozesses oder der Handelsfunktion. Zu den laufenden Aufgaben gehören das Einholen von Angeboten, das Verhandeln von Preisen, das Auslösen von Bestellungen und die Prüfung von Rechnungen. Einkauf ist ein Teilbereich der Beschaffung. Beschaffung umfasst neben dem Einkauf auch die Bedarfsplanung, der Steuerung von Lagerbeständen, Beschaffungsmarktforschung, Logistik, Wareneingang und Betreuung der Lieferanten, Sicherung der Versorgung und Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsanforderungen. Beschäftigte im Einkauf benötigen unter anderem Warenkunde, Marktkenntnis und Verhandlungsgeschick. Beim Einkauf im Ausland können Fremdsprachenkenntnisse hinzukommen. Sie müssen außerdem den Bedarf des eigenen Unternehmens kennen.

Dem Einkauf steht auf der Marktseite der Vertrieb gegenüber. Die benötigten Mengen werden häufig von den Fachabteilungen oder durch Absatz- und Produktionsplanung vorgegeben. Das Beschaffungswesen kann den Bedarf jedoch beispielsweise durch Bedarfsplanung, die Vereinheitlichung von Anforderungen oder die Bündelung von Bestellungen beeinflussen. Es sucht geeignete Lieferanten und handelt insbesondere über Preis, Qualität, Lieferzeit und Versorgungssicherheit. Der Vertrieb bearbeitet den Absatzmarkt und liefert Informationen darüber, welche Mengen dort verkauft werden können.

Für warenherstellende Unternehmen ist eine ausreichende Versorgung mit benötigten Materialien Voraussetzung für die Fortsetzung der Warenherstellung. Fehlen Rohstoffe oder Vorprodukte und können Vorräte oder Ersatzlieferungen den Mangel nicht ausgleichen, kann die Produktion stocken oder stillstehen. Bei vorübergehend schwachem Absatz können dagegen bereits hergestellte, lagerfähige Waren zunächst eingelagert werden. Dieser Spielraum ist durch Lagerkapazitäten und Lagerkosten begrenzt und besteht bei nicht lagerfähigen Gütern oder Dienstleistungen nur eingeschränkt.

Begriffliche Abgrenzung

Die Begriffe Materialwirtschaft (im Handel auch Warenwirtschaft), Lieferkettenmanagement, Beschaffung, Beschaffungslogistik und Einkauf werden in Theorie und Praxis nicht einheitlich abgegrenzt. Meist wird der Einkauf als Teil der Beschaffung verstanden. Er umfasst dann die operative und strategische Gestaltung des Bezugs von Gütern und Dienstleistungen. Der Begriff der Beschaffung kann darüber hinaus die Planung des Bedarfs, von Lieferzeiten und von Lagerhaltung sowie logistische Aufgaben umfassen. Diese begriffliche Unterscheidung muss sich nicht in der Aufbauorganisation eines Unternehmens widerspiegeln.

Einen Vorschlag zur Abgrenzung haben Krokowski und Lorenzen vorgelegt. Danach umfasst Beschaffung in einem weiten Sinn die Bereitstellung aller Mittel, die ein Unternehmen benötigt, etwa Personal, Kapital sowie Waren und Dienstleistungen. Da die Beschaffung von Personal und Kapital üblicherweise der Personal- und Finanzwirtschaft zugeordnet wird, verbleiben für die Beschaffung im engeren Sinn vor allem Waren und Dienstleistungen. Innerhalb dieses Bereichs unterscheiden die Autoren zwischen Einkauf und Beschaffungslogistik. Die Beschaffungslogistik befasst sich insbesondere mit Transport, Lagerung und Umschlag zwischen Lieferanten und internen Bedarfsträgern. Der Einkauf gestaltet nach diesem Begriffsverständnis die Beziehungen zwischen den Bedarfsträgern und den Lieferanten, um die benötigten Güter und Dienstleistungen durch Vereinbarungen verfügbar zu machen.

Dazu gehören insbesondere die Gestaltung

• des Bedarfs innerhalb des Unternehmens,
• des Angebots auf dem Beschaffungsmarkt,
• der Abläufe zwischen Bedarfsträgern, Einkauf und Lieferanten,
• der vertraglichen Vereinbarungen und
• der Organisation des Einkaufs.

Die Gestaltung des Bedarfs ist für den Einkauf bedeutsam, weil Art und Umfang der Nachfrage die Auswahl von Lieferanten und die Bedingungen des Einkaufs beeinflussen.

Teilfunktionen

Die Unternehmensfunktion Einkauf umfasst – je nach Ausprägung im einzelnen Unternehmen – unter anderem folgende Teilfunktionen:

• Leitung und Organisation des Einkaufs
  • Personalführung
  • Gestaltung der Aufbauorganisation des Einkaufs
  • Gestaltung und gegebenenfalls Digitalisierung der Einkaufsabläufe
  • Erfassung und Auswertung von Einkaufskennzahlen
  • Vertretung des Einkaufs innerhalb des Unternehmens
• Projekteinkauf
  • Mitwirkung an Projekten zur Entwicklung neuer Produkte
  • Bearbeitung von Einkaufsaufgaben bei Investitionsprojekten, beispielsweise beim Bau einer Fertigungsanlage
• Strategischer Einkauf
  • Planung des Beschaffungsprogramms
  • Durchführung von Wertanalysen
  • Vereinheitlichung und Modularisierung von Bauteilen und anderen Beschaffungsobjekten
  • Planung und Steuerung der Materialkostenentwicklung
  • Beschaffungsmarktforschung
  • Festlegung der Einkaufsstrategie, beispielsweise der Lieferantenzahl und der Vergabeverfahren
  • Prüfung, ob Leistungen selbst erbracht oder eingekauft werden sollen (Make-or-Buy)
  • Koordination verschiedener Unternehmensteile zur Bündelung des Einkaufsvolumens
  • Lieferantenentwicklung
  • Lieferantenbewertung
  • Verhandlung von Preisen und Zahlungsbedingungen mit Lieferanten
• Operativer Einkauf
  • Verwaltung von Preisen und Vertragsbedingungen
  • Einholung und Vergleich von Angeboten
  • Bearbeitung von Ausschreibungen und Neuvergaben
  • Abschluss und Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten
  • Bestellabwicklung
  • Bearbeitung von Beanstandungen.

Die Grenzen zwischen strategischen, planenden und operativen Aufgaben können sich in der betrieblichen Praxis überschneiden.

Gegenstände des Einkaufs

Nach ihrem Verwendungszweck lassen sich eingekaufte Waren und Dienstleistungen unterscheiden: Handelswaren und bestimmte Dienstleistungen werden zum Weiterverkauf bezogen; Rohstoffe und Vorprodukte werden verarbeitet oder veredelt. Unternehmen kaufen außerdem Dienstleistungen für ihre eigene Tätigkeit ein, etwa als Vorleistungen für die Produktion. Daneben erwerben sie Investitionsgüter wie Maschinen und Produktionsanlagen, die dem Betrieb längerfristig dienen.

Einkaufswege und Beteiligte

Ein Unternehmen kann Waren unmittelbar beim Hersteller oder einem anderen Lieferanten sowie mittelbar über einen Zwischenhändler beziehen. Es kann auch selbst Einkaufshelfer einschalten. Für die Unterscheidung ist maßgeblich, wer dem Unternehmen die Ware verkauft; die Mitwirkung eines Vermittlers allein macht den Einkauf nicht zu einem Bezug von einem Zwischenhändler.

Werkzeuge des Einkaufs

Für die Erfüllung seiner Aufgaben stehen dem Einkauf verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise:

• Vergabeverfahren, etwa Ausschreibungen, Auktionen und Konzeptwettbewerbe
• Kosten- und Preisanalysen
• die Auswertung von Einkaufskennzahlen
• die Betrachtung der Kosten über Anschaffung und Nutzung hinweg (Total Cost of Ownership)
• die Prüfung und Anpassung von Leistungsbeschreibungen und technischen Anforderungen
• Risikomanagement
• längerfristige Vereinbarungen mit Lieferanten
• Einkaufsgemeinschaften
• die Steuerung des Bedarfs
• der Vergleich mit anderen Unternehmen oder Beschaffungslösungen (Benchmarking)
• Kostenplanung
• Wertanalyse
• ABC-Analyse und XYZ-Analyse.

Welche Werkzeuge eingesetzt werden, hängt unter anderem von der Bedeutung des einzukaufenden Gutes, der Zahl möglicher Lieferanten und dem Verhältnis zwischen Angebot und Nachfrage ab. Bei mehreren geeigneten Lieferanten kann der Einkauf Angebote vergleichen und verhandeln. Bei knappen oder schwer ersetzbaren Gütern kann es wichtiger sein, die Versorgung abzusichern oder die Anforderungen an das benötigte Gut zu ändern.

Einkaufsstrategien

Ein bekanntes Verfahren zur Einordnung von Beschaffungsgütern ist die 1983 von Peter Kraljic vorgestellte Kraljic-Matrix. Sie unterscheidet Güter anhand zweier Gesichtspunkte: ihrer wirtschaftlichen Bedeutung für das Unternehmen und des Risikos ihrer Beschaffung. Daraus ergeben sich vier Gruppen.

Strategien für die Materialgruppen

Die vier Gruppen der Kraljic-Matrix können als Ausgangspunkt für unterschiedliche Einkaufsstrategien dienen. Die konkrete Vorgehensweise hängt jedoch vom Unternehmen und vom jeweiligen Beschaffungsmarkt ab.

Festlegung der Lieferantenzahl

Je nach Beschaffungsgut, Marktlage, Fixkosten und benötigter Menge kann die Vergabe an einen oder an mehrere Lieferanten sinnvoll sein. Bei mehreren Lieferanten kann ein Unternehmen Lieferausfälle leichter ausgleichen und Bestellmengen gegebenenfalls verlagern. Allerdings können Entwicklungs-, Werkzeug- und Verwaltungskosten mehrfach anfallen. Beim Bezug von nur einem Lieferanten lassen sich Mengen leichter bündeln; zugleich wächst die Abhängigkeit von dessen Lieferfähigkeit.

Verknüpfung verschiedener Verhandlungsgegenstände

In manchen Fällen lassen sich verschiedene Verhandlungsgegenstände, beispielsweise die Vergabe neuer Projekte und die Preisentwicklung bei bereits bezogenen Produkten, gemeinsam verhandeln. Dafür müssen die beteiligten Teile der Einkaufsorganisation ihre Anforderungen und Handlungsmöglichkeiten abstimmen.

Federführender Einkauf

Bei Unternehmen mit mehreren Werken oder Unternehmensbereichen kann eine Einheit die Verhandlungen für einen bestimmten Beschaffungsbereich federführend übernehmen. Diese Form der Zusammenarbeit wird auch Lead Buying genannt. Sie kann helfen, Wissen und Bestellmengen zu bündeln, während die beteiligten Einheiten ihre jeweiligen Bedarfe einbringen.

Organisation

Literatur

• Ulli Arnold: Beschaffungsmanagement. 2. Auflage, Schäffer-Poeschel, Stuttgart 1997, ISBN 3-7910-9181-6.
• Werner Hug, Jürgen Weber: Wertetreiber Einkauf – Wertehebel im Einkauf als Controllingaufgabe. Wiley-VCH, Weinheim 2011, ISBN 978-3-527-50577-7.
• Gerd Kerkhoff: Einkaufsagenda 2020: Beschaffung in der Zukunft – Wettbewerbsvorteile durch einen visionären Einkauf sichern und ausbauen. Wiley-VCH, Weinheim 2009, ISBN 978-3-527-50501-2.
• Hermann Lauer: Konditionen-Management. Zahlungsbedingungen optimal gestalten und durchsetzen. Düsseldorf 1998, ISBN 3-87881-124-1.
• Klaus Dieter Lorenzen, Wilfried Krokowski: Einkauf. Springer Gabler, Wiesbaden 2018, ISBN 978-3-658-07221-6.
• Christian A. Rast: Chefsache Einkauf. Campus-Verlag, Frankfurt am Main 2008, ISBN 978-3-593-38711-6.
• Christian Schuh et al.: Das Einkaufsschachbrett: Mit 64 Ansätzen Materialkosten senken und Wert schaffen. Gabler, Wiesbaden 2008, ISBN 978-3-8349-1179-7.
• Herbert Westermann: Strategisches Einkaufsmanagement – Das große Handbuch wirksamer Werkzeuge für Industrie, Handel, Verwaltung. Norderstedt 2009, ISBN 978-3-8391-0081-3.

Weblinks

Wiktionary: Einkauf – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

Wiktionary: Einkaufsabteilung – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

Einzelnachweise

1. ↑ Lieferengpässe bremsen Industrie und treiben Preise. Statistisches Bundesamt, abgerufen am 28. Oktober 2026. 
2. ↑ Ausgleichsprinzip. In: Gabler Wirtschaftslexikon. Abgerufen am 28. Oktober 2026. 
3. ↑ Christopher Jahns: Supply Management. 2005, S. 26.
4. ↑ Carsten Körfer: Beschaffungscontrolling. 2011, S. 10.
5. 1 2 3 Klaus Dieter Lorenzen, Wilfried Krokowski: Einkauf. Springer Gabler, Wiesbaden 2018, ISBN 978-3-658-07221-6, S. 10. 
6. ↑ Der Bauplan für den digitalen Einkauf. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik, abgerufen am 28. Oktober 2026. 
7. ↑ Jährliche Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich. Statistisches Bundesamt, abgerufen am 30. Oktober 2026. ; Entstehungsrechnung. Statistisches Bundesamt, abgerufen am 30. Oktober 2026. ; § 247 Abs. 2 und § 266 Abs. 2 HGB.
8. ↑ § 433 Abs. 1 und 2 BGB; vgl. § 84 Abs. 1 und § 93 Abs. 1 HGB.
9. ↑ § 433 Abs. 1 und 2 BGB; Der Vertragshändler. Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main, abgerufen am 30. Oktober 2026. 
10. ↑ Der Vertragshändler. Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main, abgerufen am 30. Oktober 2026. 
11. ↑ § 383 Abs. 1 HGB; zur Einkaufskommission auch § 391 HGB.
12. ↑ § 84 Abs. 1, § 87 Abs. 1 und § 93 Abs. 1 HGB.
13. ↑ § 84 Abs. 1 und § 383 Abs. 1 HGB.
14. ↑ Leitlinien zur Anwendbarkeit des Artikels 101 AEUV auf Vereinbarungen über horizontale Zusammenarbeit. Europäische Kommission, 21. Juli 2023, S. Rn. 273–274, abgerufen am 30. Oktober 2026. 
15. ↑ Peter Kraljic: Purchasing Must Become Supply Management. In: Harvard Business Review. Band 61, Nr. 5, 1983, S. 109–117 (hbr.org). 
16. ↑ Der Bauplan für den digitalen Einkauf. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik, abgerufen am 28. Oktober 2026.