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Hier werden Themenfelder vermischt und nicht korrekt dargestellt. „Fuhrparkmanagement“ verweist auf Flottenmanagement. Flottenmanagement wird hier allerdings Telematikthema dargestellt. Dies ist nicht korrekt. Es gibt seit 2002 eine Definition des Begriffs Fuhrparkmanagement, der auch veröffentlicht wurde. Dieser Begriff wurde 2014 erweitert.
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Fuhrparkmanagement bezeichnet die Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der betrieblich genutzten Fahrzeuge einer Organisation. Es umfasst die wirtschaftlichen, administrativen, technischen und rechtlichen Aufgaben, die mit der Bereitstellung und Nutzung eines Fuhrparks verbunden sind.
Ziel des Fuhrparkmanagements ist es, die für betriebliche Aufgaben erforderliche Mobilität wirtschaftlich, sicher und rechtskonform bereitzustellen. Der Begriff wird im deutschsprachigen Raum teilweise synonym mit Flottenmanagement verwendet. Abhängig vom jeweiligen Anwendungsbereich kann Flottenmanagement jedoch stärker auf die operative Steuerung von Fahrzeugen und Transportabläufen ausgerichtet sein, während Fuhrparkmanagement auch Beschaffung, Finanzierung, Verwaltung, Kostenkontrolle und Halterpflichten einschließt.
Aufgabenbereiche
Das Fuhrparkmanagement begleitet Fahrzeuge grundsätzlich über ihren gesamten betrieblichen Lebenszyklus. Die konkreten Aufgaben unterscheiden sich nach Art und Größe der Organisation sowie nach Zusammensetzung und Verwendungszweck des Fuhrparks.
Zu den Aufgaben können die Ermittlung des Fahrzeugbedarfs, die Auswahl geeigneter Fahrzeugtypen, die Beschaffung oder Finanzierung sowie die Festlegung von Nutzungs- und Vergaberichtlinien gehören. Während des Betriebs fallen unter anderem die Verwaltung von Fahrzeug- und Vertragsdaten, die Koordination von Wartungen und Reparaturen, das Versicherungs- und Schadenmanagement sowie die Abrechnung laufender Fahrzeugkosten an.
Am Ende der Nutzungsdauer gehören auch die Rückgabe geleaster Fahrzeuge, der Verkauf eigener Fahrzeuge und die Prüfung möglicher Rückgabeschäden zum Fuhrparkmanagement.
Wirtschaftliche Steuerung
Ein wesentliches Ziel des Fuhrparkmanagements ist die wirtschaftliche Steuerung des Fahrzeugbestands. Dabei werden nicht nur Anschaffungs- oder Leasingkosten betrachtet, sondern sämtliche während der Nutzung entstehenden Aufwendungen.
Hierzu zählen insbesondere Finanzierungskosten, Wertverlust, Kraftstoff- oder Energiekosten, Versicherungen, Steuern, Wartung, Verschleiß, Reifen, Reparaturen und Schadenskosten. Hinzukommen können indirekte Kosten, beispielsweise durch Fahrzeugausfälle, Ersatzmobilität oder den administrativen Aufwand der Fuhrparkverwaltung.
Als Grundlage wirtschaftlicher Entscheidungen wird häufig eine Gesamtkostenbetrachtung im Sinne der Total Cost of Ownership verwendet. Sie ermöglicht unter anderem den Vergleich verschiedener Fahrzeugmodelle, Antriebsarten, Finanzierungsformen und Nutzungszeiträume.
Rechtliche und organisatorische Verantwortung
Mit dem Betrieb eines Fuhrparks sind verschiedene rechtliche Pflichten verbunden. Nach § 7 des Straßenverkehrsgesetzes ist der Fahrzeughalter grundsätzlich für Schäden verantwortlich, die beim Betrieb eines Kraftfahrzeugs entstehen. In Unternehmen können einzelne Aufgaben organisatorisch an Fuhrparkverantwortliche oder andere Beauftragte übertragen werden. Die Unternehmensleitung bleibt jedoch für eine ordnungsgemäße Organisation und Kontrolle der übertragenen Aufgaben verantwortlich.
Zum betrieblichen Fuhrparkmanagement können deshalb unter anderem die Prüfung der Fahrerlaubnis, die Organisation von Fahrzeugprüfungen, die Dokumentation der Verkehrssicherheit sowie Unterweisungen der Beschäftigten im Umgang mit Dienstfahrzeugen gehören.
Dienstlich genutzte Fahrzeuge können zudem Arbeitsmittel im Sinne der arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften sein. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung behandelt Anforderungen an ihre Beschaffenheit, ihren Betrieb und ihre Prüfung insbesondere in der DGUV Vorschrift 70 „Fahrzeuge“.
Weitere rechtliche Themenfelder sind der Datenschutz, das Versicherungsrecht, die Versteuerung privat nutzbarer Dienstwagen sowie die Gestaltung von Dienstwagenüberlassungs- und Nutzungsvereinbarungen.
Organisation im Unternehmen
Die organisatorische Zuordnung des Fuhrparkmanagements ist nicht einheitlich geregelt. Je nach Unternehmensstruktur kann es beispielsweise im Einkauf, im Personalwesen, im Facility Management, in der Logistik oder in einer zentralen Verwaltungsabteilung angesiedelt sein.
Operative Aufgaben können durch eigene Beschäftigte wahrgenommen oder ganz beziehungsweise teilweise an externe Dienstleister vergeben werden. Mögliche ausgelagerte Tätigkeiten sind beispielsweise die Fahrzeugbeschaffung, Vertragsverwaltung, Rechnungsprüfung, Wartungssteuerung, Schadenabwicklung oder Fahrzeugverwertung.
Auch bei einer Auslagerung verbleiben strategische Entscheidungen, interne Richtlinien und nicht übertragbare Organisationspflichten grundsätzlich bei der betreibenden Organisation.
Digitalisierung
Zur Verwaltung von Fuhrparks werden zunehmend digitale Fuhrparkmanagementsysteme eingesetzt. Sie können Fahrzeug-, Vertrags-, Kosten- und Nutzungsdaten zusammenführen und bei der Terminüberwachung, Rechnungsprüfung, Berichterstattung und Kostenanalyse unterstützen.
Abhängig vom Einsatzzweck können solche Systeme auch Daten aus Tankkarten, Ladeinfrastruktur, Werkstätten, Leasingverträgen oder Telematikanwendungen verarbeiten. Die Digitalisierung ermöglicht dadurch eine stärker datenbasierte Steuerung des Fahrzeugbestands.
Fuhrparkmanagement ist jedoch nicht mit dem Einsatz einer bestimmten Software gleichzusetzen. Digitale Systeme dienen als Hilfsmittel für organisatorische und wirtschaftliche Prozesse, während Verantwortung, Entscheidungsfindung und Kontrolle bei den zuständigen Personen beziehungsweise Organisationen verbleiben.
Abgrenzung zur Telematik
Telematik bezeichnet die Verbindung von Telekommunikation und Informatik zur Erfassung und Übertragung von Daten. Fahrzeugtelematik kann beispielsweise Standortdaten, Fahrstrecken, Betriebszustände, Kraftstoffverbrauch oder Fahrverhalten erfassen.
Solche Anwendungen können im Fuhrparkmanagement zur Einsatzplanung, Routenoptimierung, Verbrauchsanalyse oder technischen Überwachung verwendet werden. Sie bilden jedoch nur einen möglichen Teilbereich des Fuhrparkmanagements.
Fuhrparkmanagement umfasst darüber hinaus insbesondere wirtschaftliche Planung, Beschaffung, Vertragsmanagement, Fahrzeugverwaltung, Halterpflichten, Schadenmanagement und strategische Entscheidungen. Eine Gleichsetzung von Fuhrparkmanagement mit GPS-Ortung, Fahrzeugdiagnose oder Transportdisposition greift daher zu kurz.
Beim Einsatz von Telematik müssen insbesondere die datenschutzrechtlichen Interessen der Fahrzeugnutzenden und gegebenenfalls betriebliche Mitbestimmungsrechte berücksichtigt werden.
Nachhaltigkeit und betriebliche Mobilität
Neben Wirtschaftlichkeit und Betriebssicherheit gewinnen ökologische Kriterien im Fuhrparkmanagement an Bedeutung. Dazu gehören die Auswahl emissionsärmerer Fahrzeuge, die Elektrifizierung von Fuhrparks, die Bereitstellung von Ladeinfrastruktur und die Auswertung von Energieverbrauch und Emissionen.
In einigen Organisationen wird das klassische Fuhrparkmanagement in ein umfassenderes betriebliches Mobilitätsmanagement eingebunden. Dieses betrachtet nicht nur Fahrzeuge, sondern auch weitere Mobilitätsangebote wie öffentliche Verkehrsmittel, Fahrräder, Carsharing, Mietfahrzeuge oder Mobilitätsbudgets.
Fuhrparkmanagement bleibt dabei derjenige Aufgabenbereich, der sich unmittelbar mit dem betrieblichen Fahrzeugbestand und den damit verbundenen Prozessen befasst.
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V.: Leitfaden Fuhrparkmanagement. 2. Auflage, Frankfurt am Main 2011.
Edmund Schrempf: Fuhrparkmanagement – ein ökonomisches und ökologisches Konzept. In: Frank Stenner (Hrsg.): Handbuch Automobilbanken. Springer, Berlin und Heidelberg 2015, ISBN 978-3-662-45195-3, S. 355–374.
Peter Klaus, Winfried Krieger, Michael Krupp (Hrsg.): Gabler Lexikon Logistik. Management logistischer Netzwerke und Flüsse. 5. Auflage, Springer Gabler, Wiesbaden 2012, ISBN 978-3-8349-3371-3.
Einzelnachweise
Edmund Schrempf:Fuhrparkmanagement – ein ökonomisches und ökologisches Konzept. In: Frank Stenner (Hrsg.): Handbuch Automobilbanken. Springer, Berlin, Heidelberg 2015, ISBN 978-3-662-45195-3, doi:10.1007/978-3-662-45196-0_18.
