ZUGFeRD ist eine Spezifikation für ein hybrides elektronisches Rechnungsformat zur elektronischen Rechnungsstellung. Das Format wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit der französischen Partnerorganisation Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) entwickelt. Die Version 1.0 wurde am 25. Juni 2014 veröffentlicht.. Die aktuelle ZUGFeRD-Version 2.5.2 wurde am 4. August 2026 veröffentlicht.
Das französische Pendant Factur-X wird zusammen mit ZUGFeRD weiterentwickelt; ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X 1.09.2 bilden die aktuellen Versionen des gemeinsamen deutsch-französischen E-Rechnungsformats.
Laut Artikel 23 des Wachstumschancengesetzes zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die gesetzlichen Anforderungen an eine „elektronische Rechnung“ im nationalen Geschäftsverkehr in Deutschland.
Struktur eines ZUGFeRD-Dokuments
ZUGFeRD-Rechnungen sind hybrid angelegt und umfassen sowohl eine visuelle, für Menschen lesbare Darstellung der Rechnung als auch strukturierte, maschinenlesbare Daten. Die visuelle Rechnungsdarstellung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF sowohl als Container für die visuelle Darstellung als auch für die XML-Daten.
Laut Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zur Einführung der E-Rechnung vom 15. Oktober 2025, bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil.
ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD sieht fünf Profile mit unterschiedlichem Datenumfang sowie das Referenzprofil XRECHNUNG vor:
MINIMUM
BASIC WL
BASIC
EN16931
EXTENDED und
Referenzprofil XRECHNUNG.
Jedes Profil erlaubt einen unterschiedlichen Informationsgrad mittels ZUGFeRD-XML. Während die beiden Profile MINIMUM und BASIC WL in Deutschland umsatzsteuerlich nicht als gültige Rechnungen anerkannt sind, erfüllen die Profile BASIC, EN16931 (ehemals Comfort), EXTENDED und das Referenzprofil XRECHNUNG die Anforderungen an eine Rechnung.
Das Referenzprofil XRECHNUNG wurde in der ZUGFeRD-Version 2.1.1 nach Rücksprache mit der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), der für IT-Standards in deutschen öffentlichen Verwaltungen zuständigen Einrichtung, als weiteres Profil hinzugefügt. Es verbindet die Vorteile eines hybriden Formats mit den Anforderungen des E-Rechnungsstandards XRechnung. Mit dem ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG können elektronische Rechnungen erstellt werden, die konform zum XRechnung-Standard der KoSIT sind und von öffentlichen Auftraggebern akzeptiert werden.
Der ZUGFeRD-Standard wird unter den Bedingungen der Apache 2.0-Lizenz veröffentlicht.
Abgrenzung zu bestehenden Verfahren
Im Gegensatz zu anderen Verfahren können ZUGFeRD-Rechnungen so ausgetauscht werden, wie es für die Vertragspartner am sinnvollsten ist. Anders als bei EDI-Verfahren muss bei ZUGFeRD zwischen den beiden Parteien vor dem Rechnungsaustausch keine Vereinbarung getroffen werden – Ausnahme sind die Verwendung der Profile BASIC und EXTENDED.
Anwendungsbereich
ZUGFeRD-konforme Rechnungen können zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung (B2G) schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr versenden oder mit Partnern zu tun haben, mit denen kein regelmäßiger Geschäftskontakt besteht. Außerdem kann ZUGFeRD auch für Endkunden (B2C) verwendet werden. Diese können in der Regel den XML-Teil nicht verarbeiten. Alle notwendigen Rechnungsinformationen sind aber in der PDF-Ansicht vorhanden.
Historie
FeRD veröffentlichte am 25. Juni 2014 die Version ZUGFeRD 1.0. Dieser erste Standard für eine hybride Rechnung wurde in Zusammenarbeit von Vertretern aus Wirtschaft und Verwaltung entwickelt.
Nach rund fünf Jahren im Einsatz erhielt das Rechnungsformat ein Update auf die Version 2.0. Die neue Version wurde am 11. März 2019 nach erfolgreicher Zusammenarbeit mit der französischen Partnerorganisation FNFE-MPE veröffentlicht. Die nach EU-Norm 16931 konforme ZUGFeRD-Version 2.0 wurde unter anderem durch Anpassungen der bis dahin bestehenden Profile um zwei Buchungshilfen (BASIC WL und MINIMUM) ergänzt. Am 15. Oktober 2019 erhielt ZUGFeRD mit Version 2.0.1 ein weiteres Update, das neben spezifischer Fehlerbehebungen insbesondere für die technische Angleichung von ZUGFeRD und Factur-X sorgte.
Als Ergebnis der Zusammenarbeit von FeRD und FNFE-MPE wurde mit ZUGFeRD 2.1/Factur-X 1.0 am 24. März 2020 ein gemeinsamer deutsch-französischer Standard für eine höhere Akzeptanz elektronischer Rechnungen im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr definiert. Ein weiteres Update zu Version 2.1.1 folgte am 1. Juli 2020, das ZUGFeRD/Factur-X um das Referenzprofil XRECHNUNG ergänzte. Dadurch kann eine ZUGFeRD-Rechnung verschickt oder im entsprechenden Portal der Behörde hochgeladen werden. ZUGFeRD erfüllt mit dem Referenzprofil XRECHNUNG nationale Geschäftsregeln sowie Anforderungen der öffentlichen Verwaltung und somit auch die Vorgaben durch das E-Rechnungsgesetz in Deutschland.
Rechtliche Voraussetzungen für ZUGFeRD
Die Entstehung von ZUGFeRD wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 begünstigt. Darin wurde durch die Änderung des §14 des Umsatzsteuergesetzes die elektronische Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgestellt. Zuvor mussten Empfänger die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments gegenüber dem Finanzamt durch Nachweis eines qualifizierten digitalen Zertifikates belegen können. Als Alternative dazu sind „innerbetriebliche Kontrollverfahren“, die einen „verlässlichen Prüfpfad“ zwischen der Rechnung und der Lieferung gewährleisten, zulässig. Dies meint eine klassische Rechnungseingangsprüfung, die in Unternehmen ohnehin praktiziert werden muss.
Ab dem 1. Januar 2027 sind Rechnungen gemäß §14 Abs. 1 UStG an andere Unternehmen grundsätzlich – von bestimmten Ausnahmefällen abgesehen – verpflichtend als elektronische Rechnungen zu übermitteln und müssen von diesen bereits ab 1. Januar 2025 empfangen werden können.
Forum elektronische Rechnung Deutschland
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) wurde am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramtes (Sekretariat des Nationalen Normenkontrollrates, Geschäftsstelle Bürokratieabbau) sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft und einiger Fachverbände unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) gegründet. Die AWV wird vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (kurz BMDS) auf Beschluss des Deutschen Bundestages gefördert.
