Sistema de gestión de almacenes (SGA) es la denominación atribuida a programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés «WMS» (warehouse management system).
También se refiere a la optimización de la gestión de almacenes para incrementar la eficiencia, reducir costos y mejorar la productividad dentro de la cadena de suministro. Entre las prácticas clave se destacan el aprovechamiento máximo del espacio disponible, la automatización de procesos mediante tecnologías avanzadas como robots y sistemas automáticos, así como el manejo eficiente del inventario a través de herramientas como RFID y sistemas de gestión de almacenes (WMS). Asimismo, se subraya la importancia de una organización adecuada del almacén y la capacidad de adaptar los procesos a las demandas cambiantes del negocio, lo que facilita la ejecución de pedidos y mejora la atención al cliente.
Funcionamiento
Los sistemas de gestión de almacenes tienen como principal objetivo mantener los valores de existencias de los artículos y sus posiciones en el almacén de forma correcta y toda la información de los movimientos de los artículos dentro de un almacén, se logra registrando todos los movimientos físicos del almacén para luego consultarlos en la base de datos. El borrado de registros de la base de datos es uno de los principales errores al crear un sistema transaccional como este.
Para evitar errores es conveniente seguir una serie de prácticas:
Todo artículo tiene que estar identificado con un código
El código del artículo debe ser único y debe ser representando por una etiqueta con su respectivo código.
Toda posición de almacenamiento debe estar identificada con un código que debe ser representado por un código de lectura automática (código de barras , rfid) en el caso de manutención manual de la misma. No será necesario el código en los casos de posiciones de manutención automatizada.
Los operarios de los dispositivos móviles que utilicen para cualquier labor, debe evitar, en la medida de lo posible, el ingreso de información por parte del usuario, por lo que los movimientos dentro del almacén deberán efectuarse preferentemente mediante lectura de códigos de barras o similar ( tags rfid).
Al ser un producto que trata un ámbito muy especializado, normalmente es un sistema informático departamental que se enlaza con el resto de la gestión empresarial o ERP, ya que los módulos de gestión de almacenes de los ERP estándar normalmente no cumplen todas las funcionalidades requeridas o carecen de las interfaces adecuadas bien sea para el manejo de elementos de identificación automática (códigos de barras, tags de radiofrecuencia, visores pick to light, sistemas de picking por voz, etc.) o de manutención automáticas (miniloads, transelevadores, rotativos, torres de extracción, caminos de rodillos, etc.).
Un SGA posee dos tipos básicos de mecanismos de optimización, uno dedicado a optimizar el espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestión de ubicaciones y otro destinado a optimizar los movimientos o flujos de material, bien sean estos realizados por máquinas o por personas.
Además, puede integrar mecanismos de cross docking, para tratar aquellos casos en los que el material pasa por el almacén tan solo para el proceso de distribución, con lo que no se almacena, sino que simplemente se distribuye, trasladándose el material de los muelles de entrada del almacén a los de salida, asignando automáticamente el material recibido de los proveedores a los pedidos de los clientes. Es este movimiento de distribución de muelle de entrada a muelles de salida el que da el nombre de cross-docking a este tipo de operativa.
En algunos casos integra además elementos destinados a la gestión de la documentación de expedición, tal como etiquetado, packing list, "taloncillos de transportista", integración automática de datos físicos de la expedición (peso, volumen), etc.
Algunas características de sistemas comerciales:
Gestiona movimientos de materiales tanto de producto terminado como de primeras materias, material de envase y repuestos, órdenes de recepción y mercancías.
Optimización avanzada del espacio usado para el almacenaje de productos, con mecanismos tales como la gestión avanzada de ubicaciones caóticas de dimensión variable.
Por su flexibilidad se adapta a cualquier sector y dispone de un módulo para el control de números de serie, lotes y fechas de caducidad.
Gestiona totalmente la trazabilidad de todo el proceso productivo y/o de distribución y las fechas de caducidad.
Funciona tanto con papel como con las tecnologías de radiofrecuencia, pick/put to light, pick by voice, RFID, etc.
Gestión multialmacén, multiárea y multiempresa.
Planificación, gestión y ejecución de rutas en los flujos de la mercancía.
Administración avanzada y control de equipos y sistemas de transporte automatizados.
Gestión y ubicación automática de la mercancía guiada por flujos.
Gestión de ubicaciones multiartículo, multicontenedor, multiformato y monoformato.
Sistema avanzado y optimizado de preparación de pedidos multimétodo, picking inverso con gestión de restos.
Identificación y control de mercancía por múltiples códigos de barras 1D y 2D y por medio de RFID.
Niveles de complejidad
Las soluciones de gestión de almacenes más complejas, por lo general, incluyen funciones especializadas diseñadas para sectores o tipos de instalaciones concretos, mientras que los proveedores de software empresarial heredado tienden a intentar ofrecer tantas de estas funciones como sea posible en una solución universal, que puede estar disponible en forma de módulos.
En la investigación académica se utiliza un sistema aproximado de clasificación basado en 3 niveles de complejidad.
Un sistema básico de gestión de almacenes (SGA) admite la gestión de inventarios y el control de ubicaciones. Los datos de rendimiento que se pueden obtener en este nivel suelen limitarse al «rendimiento», es decir, a cuántos artículos pasan por el almacén en un periodo de tiempo determinado. Un SGA básico es prácticamente indistinguible de un sistema básico de gestión de inventarios.
Un sistema moderno de gestión de almacenes (SGA) puede analizar la capacidad de producción y los niveles de inventario, así como rastrear el tiempo y las horas de trabajo dedicadas a distintas actividades. Esto le permite generar datos que miden la eficiencia y proponer formas de mejorarla. En este nivel, las funciones del SGA pueden comenzar a solaparse o sustituir en parte a las funciones del sistema de gestión de almacén o del sistema de gestión de operaciones de almacén.
Un sistema gestionado de gestión de almacenes (SGA) puede intercambiar datos con otros sistemas para tener en cuenta la información exterior al almacén al planificar las actividades, y viceversa. También pueden integrarse otros sistemas, por ejemplo, el catálogo de productos. El catálogo de productos —es un registro estructurado de lo que se vende: identificadores, nombres, descripciones, características, precios, disponibilidad en stock, así como imágenes, vídeos y documentos que describen el producto en contexto. Responde de una sola vez a tres preguntas: qué producto es, cómo está organizado y cómo se muestra donde el comprador puede verlo. También un ejemplo de ello es la integración con plataformas de digitalización de flotas, donde el SGA puede recibir datos en tiempo real sobre los camiones entrantes y salientes desde sus rastreadores GPS a bordo mediante integración por API.
Un sistema autónomo de gestión de almacenes (SGA) puede optimizar de forma autónoma las operaciones del almacén, utilizando inteligencia artificial, analítica predictiva y automatización en tiempo real. En este nivel, el sistema evalúa continuamente el movimiento de inventarios, la distribución de la mano de obra, el uso de equipos y la programación de entregas, tomando decisiones operativas adaptativas con mínima intervención humana. Un SGA autónomo puede integrarse con sistemas robotizados de preparación de pedidos, robots móviles autónomos, gemelos digitales y plataformas analíticas en la nube para aumentar la eficiencia y la resiliencia. También puede prever fallos, recomendar acciones correctivas y ajustar dinámicamente los flujos de trabajo en función de las condiciones cambiantes de la cadena de suministro.
