Sisekontroll

Kontrollikeskkond

Kontrollikeskkond on standardite, protsesside ja struktuuride kogum, mis loob aluse sisekontrolli tegemiseks organisatsioonis. Juhtkond kehtestab organisatsiooni väärtushinnangud, eetilised käitumisnormid ja rõhutab sisekontrolli olulisust kõigil tasanditel. Juhtkonna eeskuju ja seatud ootused on määrava tähtsusega, et luua tugev ja vastutustundlik töökultuur. Olulise osa kontrollikeskkonnast moodustavad nõukogu järelevalve ning selgelt määratletud organisatsiooniline struktuur. See hõlmab ka personalijuhtimise strateegilisi protsesse, nagu pädevate töötajate värbamine, nende pidev arendamine ja motiveerimine. Tulemuslikkuse mõõtmise kaudu julgustatakse töötajaid võtma vastutust oma töö tulemuste eest, mis kokkuvõttes tagab, et kogu sisekontrollisüsteem toimib ühtse ja tõhusa tervikuna.

Kontrollikeskkond on aluseks kogu sisekontrollisüsteemile. Sellest saavad alguse distsipliin ja struktuur ning ka sisekontrolli kvaliteeti tervikuna mõjutav sisekliima. Kontrollikeskkond mõjutab ka strateegia ja eesmärkide kujundamist ning kontrollitegevuste struktureerimist.

Riskide hindamine

Pärast konkreetsete eesmärkide püstitamist ja tõhusa kontrollikeskkonna loomist moodustab riskide hindamine vajaliku aluse, et ettevõte saaks asjakohaselt reageerida ohtudele, mis võivad takistada nende eesmärkide täitmist.

Iga organisatsioon puutub kokku mitmesuguste välis- ja siseohtudega. Riski all mõistetakse sündmuse toimumise tõenäosust, mis seab ohtu eesmärkide saavutamise. Riskihindamine on pidev protsess võimalike takistuste tuvastamiseks ja analüüsiks. Selgunud riske kõrvutatakse kehtestatud riskitaluvusega, mistõttu on selline hindamine vältimatu alus kogu riskihaldamisele.

Lisaks hinnatakse, kas püstitatud eesmärgid on kooskõlas organisatsiooni olemusega. Hindamisprotsess nõuab lisaks väliskeskkonna võimalike muutuste ja ärimudeli eripärade arvessevõtmist, mis võivad muuta senise sisekontrolli ebatõhusaks. Riskide maandamise strateegia viiakse ellu konkreetsete sisekontrollimeetmete kaudu.

Sisekontrollimeetmed

Sisekontrollimeetmed on eeskirjade ja protseduuridega kehtestatud tegevused, mis aitavad maandada riske ning tagada organisatsiooni eesmärkide ja juhiste täitmist. Neid rakendatakse asutuse kõikidel tasanditel ja äriprotsesside eri etappidel. Kontrollimeede võib olla nii manuaalne kui ka automatiseeritud tegevus, näiteks autoriseerimine ja kinnitamistoimingud. Meetmete valikul ja väljatöötamisel on tavaliselt oluline kohustuste lahusus; valdkondades, kus see pole otstarbekas, valib ja arendab juhtkond alternatiivsed kontrollimeetmed. Sisekontrollimeetmed saab liigitada sõltuvalt nende asetusest protsessis järgnevalt: ennetavad, avastavad ja parandavad sisekontrollimeetmed.

Ennetavad sisekontrollimeetmed on kõige tõhusamad, kuna hoiavad ära vead ja nendest tuleneva kahju juba enne nende tekkimist. Tavaliselt on need automaatsed ja rakenduvad iga toimingu käigus. Avastavad meetmed ei ole nii efektiivsed kui ennetavad, sest kuigi need tuvastavad vead enamasti õigel ajal, on eksimused juba toimunud ja vajavad parandamist. Ka suur osa avastavatest kontrollidest on automatiseeritud. See, kas meede on avastav või parandav, sõltub selle rakendumise hetkest protsessi jooksul. Parandavad meetmed on kõige vähem efektiivsed ja ühtlasi kõige kallimad, kuna need võetakse kasutusele alles pärast vea tekkimist ja kahju ilmnemist. Need võimaldavad küll vea parandada, kuid kuna viga ei suudetud ära hoida, peab asutus tekkinud kahju siiski kandma. Terviklik süsteem vajab kõiki kolme liiki meetmeid. Kuigi ennetavaid meetmeid peetakse sageli kõige olulisemaks, on avastavad ja parandavad meetmed asendamatud kvaliteedikontrollis ning olukordades, kus reegleid püütakse tahtlikult eirata.

Informatsioon ja kommunikatsioon

Sisekontrolli ülesannete täitmiseks ja eesmärkide saavutamiseks vajab organisatsioon kvaliteetset informatsiooni. Juhtkond kogub ja kasutab asjakohast teavet nii sise- kui ka välisallikatest, et tagada sisekontrolli kõigi komponentide toimimine. Seejuures on kommunikatsioon pidev ja korduv protsess, mis varustab süsteemi vajalike andmetega.

Sisekommunikatsioon on peamine kanal, mille kaudu info organisatsioonis liigub. See tagab, et töötajad saavad juhtkonnalt selge sõnumi, mis kohustab kontrollikohustusi täie tõsidusega täitma. Tõhus infovahetus on organisatsiooni eduka tegutsemise alus. Juhtkonnal peab olema juurdepääs usaldusväärsetele ja ajakohastele suhtluskanalitele, kust saab infot nii ettevõttesiseste kui ka -väliste sündmuste kohta.

Seire

Kuna sisekontroll on dünaamiline protsess, mida tuleb pidevalt kohandada vastavalt uutele riskidele, on vajalik süsteemi järjepidev seire. See tagab sisekontrolli vastavuse muutunud eesmärkidele, keskkonnale ja ressurssidele. Hindamine võimaldab kindlaks teha, kas kõik viis sisekontrolli komponenti on ajakohased ja toimivad. Seire põhietapid on andmete kogumine, analüüs, aruandlus ja tulemuste hindamine, mille põhjal rakendatakse vajadusel parandusmeetmeid.

Seire jaguneb kaheks suunaks:

• Jooksev seire toimub pidevalt ja on tavaliselt tööprotsessi lahutamatu osa, millega tegelevad asutuse töötajad või juhtkond.
• Perioodiline seire on kindla sagedusega tehtav eraldiseisev hindamine, mida sageli korraldab siseauditiüksus.

Levinumad seiremeetodid on finantsaruandluse jälgimine, trendianalüüs, enesehindamine ning kaebuste ja pretensioonide analüüs. Samuti kasutatakse perioodilisi päringuid, aruandeid, kooskõlastamisi, rahulolu-uuringuid ja väliste osapoolte antud hinnanguid.