Diaari eli diaario tarkoittaa luetteloa, johon merkitään aikajärjestyksessä virastoon tai laitokseen saapuneet tai sieltä lähteneet asiakirjat. Sana pohjautuu latinan sanaan diarium, joka tarkoittaa päiväkirjaa.
Diaari on sidottu kirja, kortisto tai atk-järjestelmä. Siihen merkitään asiakirjalle sen saapuessa annettava oma diaarinumero, saapumispäivä, lähettäjän nimi ja lähettäjän asiakirjamerkinnät sekä lyhyesti asian sisältö. Näiden lisäksi kirjataan kaikki asian vuoksi tehdyt välitoimet eli kirjeenvaihto ja välipäätökset sekä lopullinen toimi tai päätös. Myös viraston omista aloitteista tehdään vastaavat merkinnät. Diaarinumero merkitään kaikkiin asiaa koskeviin asiakirjoihin. Diaarimerkintä on yleensä julkinen ja se vahvistaa asiakirjan saapuneen viranomaiselle.
Julkisuuslaki edellyttää viranomaisilta hyvää tiedonhallintatapaa, minkä takia diaarijärjestelmät ovat viranomaisille käytännössä pakollisia.
Sanaa diaari on aikoinaan käytetty myös ajantapahtumista kertovista muistiinpanoista, joita laadittiin erityisesti luostareissa.