Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen (meestal van eenzelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst.
Bij een (formeel vereiste) algemene vergadering van aandeelhouders is het ook mogelijk dat slechts één persoon aan de "vergadering" deelneemt.
De vergadering wordt geleid door een voorzitter, veelal tevens manager of hoofd van de vergaderende groep, zijnde een bedrijf, vereniging, commissie, afdeling, raad of enige andere organisatie.
Tijdens formele, vooral politieke, vergaderingen gebruiken voorzitters soms een voorzittershamer. De secretaris of notulist van de vergadering notuleert tijdens de vergadering en zorgt dat de aanwezigen na afloop de notulen van de vergadering te zien krijgen, zodat ze in een volgende vergadering verbeterd en goedgekeurd kunnen worden.
Zie Agenda (vergadering) voor het hoofdartikel over dit onderwerp.De vergadering kan een door de voorzitter in samenwerking met de secretaris voorgestelde agenda volgen, die na eventuele wijzigingen door de deelnemers bij aanvang van de vergadering is goedgekeurd. Het is de bedoeling dat de deelnemers ruim van tevoren de volledige agenda compleet met eventuele bijlagen ontvangen.
Vaak worden de volgende vaste punten aan het begin van de agenda gezet:
Aan het eind van de agenda worden vaak punten gezet, zoals:
Het bovenstaande stramien is gangbaar in de wereld van de politiek en het verenigingsleven, alsmede vergaderingen met een vennootschapsrechtelijk karakter, zoals een directievergadering of vergadering van aandeelhouders. In bedrijfsmatige vergaderingen daarentegen worden deze rituele punten (met uitzondering van opening en sluiting) niet meer op de agenda gezet. Ze kosten vaak te veel tijd en kunnen niet door alle deelnemers goed voorbereid worden, omdat dezen tevoren geen informatie hebben ontvangen en niet weten wat het doel van de bespreking is.
Vergaderingen met een juridisch karakter vormen in principe slechts de grondslag van geldige besluiten indien aan een aantal formele eisen is voldaan. Deze vereisten zijn vaak te vinden in de wet, statuten en soms in een contract
Overigens bestaan er beperkte mogelijkheden om gebrekkige besluiten te repareren of bekrachtigen zolang dit maar bij unanimiteit en door alle bevoegde personen geschiedt.
De volgende meer specifiekere vergaderingen hebben een eigen naam, en tevens hun eigen afwijkende regels:
Een telefonische vergadering is een telefoongesprek met meer dan twee personen. Hoewel de deelnemers zich fysiek meestal op verschillende locaties bevinden, kunnen zij via een gewone vaste of mobiele telefoon gezamenlijk overleg voeren.
Er zijn twee vormen van telefonisch vergaderen. Bij een 'dial-in-vergadering' belt iedereen zelf naar een bepaald nummer. Bij dial-out wordt iedereen vlak voor de vergadering gebeld. Bij dial-in betaalt iedereen zijn eigen telefoonkosten; bij een dial-out-vergadering gaat de rekening naar de organisator. Het nadeel hiervan is dat het meer voorbereiding vergt. Zo moet er vooraf worden gereserveerd. Indien later blijkt dat de vergadering niet doorgaat of naar een ander tijdstip moet worden verplaatst, moet de reservering worden aangepast. Met de betere dial-in-vergaderdiensten is dat niet nodig, deze kunnen altijd en zonder reservering worden gebruikt.
Tijdens de coronacrisis in 2020 en 2021 werden vergaderingen vaak via het internet gehouden. Voor een online-vergadering worden programma's als Zoom, Microsoft Teams, of Google Meet gebruikt.
