Prosjektbegrunnelse
En prosjektbegrunnelse (engelsk: business case) er en analysemetodikk som benyttes som verktøy for å avgjøre om et prosjekt eller en større aktivitet skal iverksettes. Hensikten med en prosjektbegrunnelse er på et høyt nivå, og dermed ved bruk av begrensede ressurser, å avgjøre hvorvidt en virksomhet er tjent med å starte opp den aktuelle aktiviteten eller prosjektet.
Prosjektbegrunnelse benyttes enten selvstendig eller som en del av en prosjektmetodikk, for eksempel PRINCE2. I PRINCE2 kalles prosjektbegrunnelse ved det engelske navnet «business case». Andre mulige oversettelser er virksomhetsscenario, forretningsgrunnlag eller konseptgrunnlag.
Innhold
Analysen bør legge vekt på følgende elementer:
- Hva aktiviteten er ment å skulle løse
- Hvilke forretningsmessige fordeler aktiviteten vil gi
- Hvilke alternativer som foreligger
- Gevinst ved hvert alternativ
- Kostnad ved hvert alternativ
- Risiko knyttet til hvert alternativ
- Forhold til interne og eksterne bestemmelser
Basert på konklusjonen fra denne analysen kan aktiviteten bli iverksatt eller ikke.
Foreslått punktliste fra Prosjektveiviseren
Ifølge den norske offentlige Prosjektveiviseren bør en prosjektbegrunnelsen inneholde punktene:
- Bakgrunn for prosjektet
- Prosjektets hensikt, herunder en beskrivelse av den nåværende situasjonen, ønsket fremtidig situasjon, situasjonen hvis ikke prosjektet gjennomføres, samt den strategiske forankringen i virksomheten
- Mulige ulemper som prosjektets gjennomføring eller resultater som vil kunne ha for en eller flere interessenter
- Nytte/kost-vurderinger, hvor alle positive og negative virkninger ses opp mot hverandre
- Investeringsanalyse som sammenligner de samlede forventede gevinstene og ulempene opp mot prosjektkostnadene og løpende drifts- og vedlikeholdskostnader
- Finansiering. Er det avsatt midler til prosjektet?