Referansedata er data som brukes til å klassifisere eller kategorisere andre data. Vanligvis er de statiske eller endrer seg sakte over tid.
Eksempler på referansedata inkluderer:
Referansedatasett blir noen ganger referert til som et kontrollert vokabular eller oppslagsdata.
Referansedata skiller seg fra grunndata. Begge gir kontekst for forretningstransaksjoner, men referansedata handler om klassifisering og kategorisering, mens grunndata handler om forretningsentiteter. Enda en forskjell mellom referansedata og grunndata er at en endring i referansedataverdiene kan kreve en tilhørende endring i forretningsprosessen for å støtte endringen, mens en endring i grunndata alltid vil bli håndtert som en del av eksisterende forretningsprosesser. For eksempel er det å legge til en ny kunde eller et salgsprodukt en del av en standard forretningsprosess. Å legge til en ny produktklassifisering (for eksempel "begrenset salgsvare") eller en ny kundetype (for eksempel "kunde på gullnivå") vil imidlertid resultere i en endring av forretningsprosessene for å administrere disse varene.
For de fleste organisasjoner er de fleste eller alle referansedata definert og administrert internt i organisasjonen. Noen referansedata kan imidlertid være eksternt definert og administrert, for eksempel av standardiseringsorganisasjoner. Et eksempel på eksternt definerte referansedata er mengden med landskoder som definert i ISO 3166-1.
Kuratering og håndtering av referansedata er en nøkkelen for å sikre kvaliteten og dermed at dataene er egnet for formålet. Alle aspekter av en organisasjon, inkludert det operasjonelle og analytiske, er i stor grad avhengige av kvaliteten på organisasjon sine referansedata. Uten konsistens på tvers av for eksempel forretningsprosesser og applikasjoner kan lignende ting beskrives på ganske forskjellige måter. Referansedata gir gevinst når de er mye gjenbrukt og mye referert.
Eksempler på god praksis i referansedatahåndtering inkluderer: