Agent transferowy – podmiot świadczący outsourcingowe usługi księgowe na rzecz towarzystw funduszy inwestycyjnych (TFI), powszechnych towarzystw emerytalnych i pracowniczych towarzystw emerytalnych (PTE), a także towarzystw ubezpieczeniowych w zakresie obsługi: funduszy inwestycyjnych, otwartych funduszy emerytalnych (OFE).
Nie każdy fundusz zleca te usługi do agenta transferowego (zależy to w znacznym stopniu od wielkości instytucji i potrzebie zlecenia zadań na zewnątrz, w tym podmiotom z własnej grupy kapitałowej). Jednym z powodów przekazania prowadzenia rejestru podmiotowi zewnętrznemu (poza towarzystwo) jest możliwość rozszerzenia oferty dla innych podmiotów (zarówno związanych kapitałowo, np. towarzystw funduszy inwestycyjnych, powszechnych towarzystw emerytalnych, jak i podmiotów spoza grupy), w tym podmiotów mniejszych, zapewniając im optymalizację kosztów. Nazwa wzięła się z języka angielskiego (Transfer Agent) i jest kalką w odniesieniu do podstawowej funkcji: obsługi rozliczeń klientów (w zakresie transferów pieniężnych oraz zleceń).
Podstawowym zadaniem agenta transferowego jest prowadzenie rejestru uczestników funduszu inwestycyjnego oraz odpowiedniego rejestru członków w odniesieniu do funduszy emerytalnych. Rejestr stanowi zapis księgowy wszystkich zdarzeń dotyczących udziału uczestników w funduszu, w tym np.: zawiera dane osobowe i teleadresowe oraz informacje o wszystkich transakcjach: data nabycia, liczby i ceny nabycia jednostek uczestnictwa, opłaty, data odkupienia, pobrane podatki itd. Zgodnie z odpowiednimi przepisami rachunkowymi rejestr stanowi element ksiąg funduszu (dane analityczne w zakresie kapitału wpłaconego).
Agent transferowy obsługuje w całości rozliczenia związane z wpłatami do, i wypłatami z funduszu: przeliczaniem wpłacanych środków pieniężnych przez klientów (inwestorów) na nabywane jednostki uczestnictwa, a także zajmuje się przeliczaniem odkupywanych/zbywanych jednostek uczestnictwa oraz przyjmuje i realizuje inne dyspozycje uczestników funduszu (np. przyjmowanie pełnomocnictw, blokady, obsługa przedstawicieli klientów, zmiany danych).
Wykonywanie funkcji agenta transferowego wykonywane jest na polecenie towarzystwa zarządzającego funduszem, zgodnie z odpowiednią umową dwustronną. Towarzystwo może zlecić także inne czynności spółce wykonującej czynności agenta transferowego związane z obsługą uczestników (członków) funduszu, np:
Funkcję agenta transferowego może pełnić firma, która (obok kompetencji księgowych) posiada odpowiedni system informatyczny (sprzęt komputerowy i oprogramowanie) mogący zapewnić sprawną obsługę od strony technicznej oraz jest w stanie zapewnić wiarygodność/prawidłowość, poufność, a także bezpieczeństwo przechowywania zgromadzonych danych. Firma będąca agentem transferowym zapewnia kompleksową obsługę informatyczną funduszom w zakresie przetwarzania danych, prowadzi rejestr członków funduszu, przelicza otrzymane wpłaty na jednostki rozrachunkowe (jednostki uczestnictwa) oraz realizuje wypłaty transferowe. Agent transferowy dba również o to, aby zmiany dotyczące danych uczestnika funduszu były na bieżąco aktualizowane.
Agent transferowy może poszerzyć swoją ofertę obsługi funduszy o inne dodatkowe usługi, np.:
Agent transferowy może być kontrolowany przez Komisję Nadzoru Finansowego i inne instytucje państwowe. Podczas badania (i przeglądu) sprawozdań finansowych funduszy przez biegłego rewidenta agent transferowy udostępnia towarzystwu (dla audytora) swoje informacje w zakresie niezbędnym dla weryfikacji sprawozdań.
Część agentów transferowych prowadzi swoją działalność zgodnie z normami i standardami międzynarodowymi (np. SAS-70).
Wybrane spółki pełniące rolę agenta transferowego w Polsce: