Gerenciamento eletrônico de documentos

Um sistema de gestão documental (SGD), também conhecido internacionalmente por document management system (DMS) e, no Brasil, por Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é habitualmente um sistema informático utilizado para armazenar, partilhar, acompanhar e gerir ficheiros ou documentos. Alguns sistemas incluem registo histórico onde é gravado um log das várias versões criadas e modificadas por diferentes utilizadores. O termo tem alguma sobreposição com os conceitos de sistema de gestão de conteúdos. É frequentemente visto como um componente dos sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM) e está relacionado com gestão de ativos digitais, digitalização de documentos, sistemas de fluxo de trabalho e gestão de registos.

História

Embora muitos sistemas de gestão documental eletrônicos armazenem documentos no seu formato nativo (Microsoft Word, Excel, PDF), alguns sistemas baseados na web começaram a armazenar conteúdo sob a forma de HTML. As capacidades de pesquisa avançada tornaram-se componentes críticos dos SGD.

No Brasil, o termo “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” (GED) foi amplamente divulgado na década de 1990, especialmente pelo CENADEM (Centro Nacional de Automação de Documentos). A partir dos anos 2000, o conceito foi gradualmente englobado pelo termo internacional ECM (Enterprise Content Management), embora “GED” continue a ser o termo mais utilizado no mercado brasileiro.

Componentes

Os sistemas de gestão documental fornecem habitualmente armazenamento, digitalização, controle de versões, metadados, segurança, bem como capacidades de indexação, manutenção e recuperação. Segue-se a descrição desses componentes:

ComponenteDescrição
MetadadosMetadados são normalmente armazenados para cada documento (data, autor, etc.). Podem ser extraídos automaticamente ou inseridos manualmente, inclusive por reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
IntegraçãoIntegração com outras aplicações através de APIs (ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP, REST).
CapturaDigitalização de papel e importação de ficheiros eletrónicos, muitas vezes com OCR.
Validação de dadosRegras de validação antes da importação.
IndexaçãoCriação de índices para recuperação rápida.
ArmazenamentoGestão do local, duração e eventual destruição dos documentos.
RecuperaçãoPesquisa simples ou avançada (texto completo, pesquisa federada).
DistribuiçãoFornecimento em formato não editável ou por hiperligação.
SegurançaControlo de acesso e conformidade com normas (ISO 9001, ISO 13485, FDA, etc.).
Fluxo de trabalhoMódulo integrado ou ligação com ferramentas externas.
ColaboraçãoEdição simultânea com registo de contributos.
Controlo de versãoCheck-in/check-out e recuperação de versões anteriores.
PublicaçãoRevisão, aprovação e distribuição formal.

Normalização

Destacam-se as normas ISO 15489, ISO 32000 (PDF), ISO/IEC 27001 e ISO 16175. No Brasil, a gestão documental é regulada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), pelo Decreto nº 10.278/2020 (digitalização e validade jurídica) e pela MP nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil).

Aplicações

Os sistemas de gestão documental são utilizados em organizações de todos os portes e setores: administração pública, saúde, advocacia, engenharia, construção, educação, indústria e serviços financeiros.

A aplicação de um sistema documental visa gerar aumento de produtividade, redução de custos operacionais, otimização do espaço físico, segurança da informação aprimorada e auditabilidade.

Mercado brasileiro

O mercado brasileiro combina soluções desenvolvidas localmente com plataformas internacionais. Entre os fornecedores mais conhecidos encontram-se empresas nacionais (Softexpert, Sólides, Qualiex, eBox Digital, Totvs/Fluig) e representantes de soluções globais como OpenText, IBM FileNet, Hyland OnBase, Oracle, Microsoft SharePoint e Alfresco.

Ver também

Referências

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Ver também

Ligações externas

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