Um fluxo de trabalho (do inglês workflow) é um termo genérico que designa padrões de atividade orquestrados e repetíveis, possibilitados pela organização sistemática de recursos em processos que transformam materiais, prestam serviços ou processam informação. Pode ser representado como uma sequência de operações, o trabalho de uma pessoa ou grupo, de uma organização, ou de um ou mais mecanismos simples ou complexos.
Numa perspetiva mais abstrata ou de nível superior, o fluxo de trabalho pode ser visto como uma representação do trabalho real. O fluxo descrito pode referir-se a um documento, serviço ou produto que é transferido de uma etapa para outra.
Os fluxos de trabalho são considerados um dos blocos fundamentais da estrutura organizacional, combinando-se com outros elementos como tecnologia da informação, equipas, projetos e hierarquias.
Desenvolvimento histórico
O conceito de fluxo de trabalho surgiu ao longo de várias épocas parcialmente sobrepostas.
Origens na manufatura
A história moderna dos fluxos de trabalho remonta a Frederick Winslow Taylor e Henry Gantt, embora o termo “workflow” não fosse usado na época. Uma das primeiras ocorrências do termo “work flow” aparece numa revista de engenharia ferroviária de 1921.
Taylor e Gantt iniciaram o estudo da organização racional e deliberada do trabalho, sobretudo na manufatura, dando origem aos estudos de tempos e movimentos. Conceitos relacionados incluem oficina de tarefas (job shops), oficina de fluxo (flow shops) e sistemas de filas (cadeias de Markov).
Maturidade e crescimento
A invenção da máquina de escrever e da fotocopiadora ajudou a expandir o estudo da organização racional do trabalho dos pavilhões fabris para os escritórios. Surgiram sistemas sofisticados de gestão de fluxos de informação física. A teoria da otimização, a Segunda Guerra Mundial e o programa Apollo impulsionaram o aperfeiçoamento de processos.
Era da qualidade
No pós-guerra, o trabalho de W. Edwards Deming e Joseph M. Juran levou ao foco na qualidade, primeiro no Japão e depois globalmente (gestão da qualidade total, Six Sigma, reengenharia de processos).
Gestão de fluxos de trabalho
O termo “gestão de fluxos de trabalho” refere-se às tarefas associadas ao fluxo de informação ao longo da cadeia de valor, incluindo definição, análise e gestão.
Um sistema de gestão de fluxos de trabalho (SGFT ou WfMS) é um sistema de software que permite configurar, executar e monitorizar uma sequência definida de processos e tarefas, com objetivos de aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a troca de informação. Pode ser centrado em processos ou em dados e representar o fluxo através de mapas gráficos.
Conceitos relacionados
O conceito de fluxo de trabalho está próximo de áreas como investigação operacional, inteligência artificial (planeamento), etnografia e gestão de processos de negócio.
Exemplos
Em oficinas mecânicas, o percurso de uma peça pelas várias estações é um fluxo de trabalho.
Processamento de sinistros de seguros é um fluxo intensivo em documentos.
Edição na Wikipédia pode ser modelada como fluxo estocástico.
Em impressão offset/digital, o fluxo abrange todo o processo de pré-impressão e impressão.
Em bioinformática, os fluxos científicos são frequentemente representados como grafo acíclico dirigido (DAG).
Características
Os fluxos de trabalho podem ser modelados com redes de Petri, medidos com métricas de investigação operacional (throughput, tempo de processamento) e analisados automaticamente para verificação de propriedades.
