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Hot Desking (auch: Hotdesking, Hot Desk) ist eine Büroraumverwaltung, bei der sich verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten einen Büroarbeitsplatz teilen. Mitarbeiter suchen sich bei Ankunft einen freien Arbeitsplatz.
Durch Hot Desking werden im Vergleich zum festen Arbeitsplatz pro Mitarbeiter Kosten gespart, da weniger Büroarbeitsplätze benötigt werden. Hot Desking findet vor allem in Bereichen Anwendung, in denen die Mitarbeiter unterschiedliche und kürzere Anwesenheitszeiten haben, zum Beispiel bei Außendienstlern. Voraussetzung für Hot Desking ist die Möglichkeit, Telefonnummer und Datenzugriff einfach umleiten zu können.
Der Begriff stammt aus dem englischsprachigen Raum und hat sich mit dem Trend zu flexibleren Arbeitsmodellen verstärkt verbreitet. Einige deutschsprachige Studien zur Arbeitsplatznutzung führen Hot Desking explizit als Variante des Desksharing auf, besonders wenn Arbeitsplätze nicht reserviert, sondern nach dem Prinzip „first come, first served“ vergeben werden.
Abgrenzung zu Desksharing
Im deutschsprachigen Raum wird „Desksharing“ oft als Oberbegriff verwendet, der verschiedene Formen der Arbeitsplatzteilung umfasst, inklusive Hot Desking (d.h. spontane Arbeitsplatzwahl ohne Reservierung), aber auch Modelle mit teilweiser oder vollständiger Buchung und festen Zonen. Die Studie Desksharing: Neue Aushandlungsprozesse und Konflikte am Arbeitsplatz zeigt, dass Hot Desking typischerweise der Fall ist, wenn keine festen Plätze vergeben werden.
Vorteile
Kosteneinsparungen und effiziente Raumnutzung: Wenn nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind, lassen sich Büroflächen reduzieren und damit auch Miet- und Betriebskosten senken.
Flexibilität: Mitarbeitende können je nach Aufgabe, Bedarf oder Anwesenheit im Büro einen Arbeitsplatz wählen.
Förderung von abteilungsübergreifender Interaktion und Innovation: Häufig wird darauf hingewiesen, dass durch wechselnde Sitznachbarschaften neue Kontakte entstehen.
Herausforderungen
Stress und Unsicherheit: Wenn Mitarbeitende jeden Tag einen neuen Platz suchen müssen, kann das Zeit kosten und zu Stress führen, wenn Arbeitsplätze knapp sind oder nicht ausreichend ausgestattet. Eine Studie zeigt, dass Hot Desking mit höheren Zeitaufwänden und Unsicherheiten verbunden sind.
Eingeschränktes Zugehörigkeitsgefühl und Personalisierung: Mitarbeitende vermissen mitunter die Möglichkeit, einen festen Schreibtisch zu personalisieren oder einen vertrauten Platz zu haben.
Demografische Unterschiede in der Akzeptanz: Ältere Beschäftigte stehen Hot Desking laut einer Nespresso Professional-Studie häufiger skeptisch gegenüber.
Organisatorische Voraussetzungen
Standardisierte Ausstattung der Arbeitsplätze (gleicher Schreibtischtyp, Ausstattung, Anschlüsse etc.), damit Mitarbeitende problemlos wechseln können.
Räumlichkeiten und Infrastruktur, z. B. gute Telefonie/Kommunikation, stabile IT/VPN, sichere Schließfächer oder Ablagemöglichkeiten für persönlichen Besitz.
Datenschutz (DSGVO): Da mehrere Personen denselben Arbeitsplatz nutzen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht offen zugänglich sind. Dazu gehören Maßnahmen wie Bildschirmsperren, sichere Passwortnutzung, verschlüsselte Datenübertragung und eine konsequente Clean-Desk-Policy.
Einsatzbereiche
Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle nutzen, also Mitarbeitende, die nicht jeden Tag im Büro sind.
Coworking-Spaces, Dienstleistungsunternehmen oder Beratungsfirmen, wo Flexibilität und Wechsel in der Präsenz normal sind.
Organisationen, die ihre Büroflächen optimieren wollen, etwa durch Flächenabbau oder bessere Belegungsauslastung.
