Informaatiokulttuuri on käsite, joka liittyy organisaation suhtautumiseen siellä esiintyvään informaatioon. Jokaisessa organisaatiossa on omanlaisensa informaatiokulttuuri, joka vaikuttaa kaikkeen organisaatiossa tapahtuvaan toimintaan. Informaatiokulttuurin analysoiminen ja ymmärtäminen antaa paremmat valmiudet kehittää organisaation sisäisiä toimia, järjestelmiä ja käytäntöjä.
Kehittynyt informaatiokulttuuri on yhdistettävissä toimivaan ja tulokselliseen liiketoimintaan. Toimiva informaatiokulttuuri koostuu organisaation yksilöistä, tavoista, järjestelmistä sekä arvoista, ja perustuu Widén-Wulffin (2005) mukaan seuraaviin kulmakiviin:
- organisaatiokulttuurin tuntemiseen,
- niiden käytäntöjen ja periaatteiden tuntemiseen, joihin organisaation tietovarantojen kokoaminen perustuu, sekä
- niiden olosuhteiden tuntemiseen, jotka määrittelevät miten organisaation tietovarantojen käyttö ja ylläpito on ankkuroitunut yksittäisten organisaatiojäsenten toimintaan.
Aart de Heer (2006) kuvaa informaatiokulttuurin olevan yhdistelmä organisaation perusarvoja, yhteisön tietopääomaa sekä yhteisön jäsenten halua ja kykyä kasvattaa ja hyödyntää olemassa olevaa yhteistä tietopääomaa.
Savolainen (2000) jakaa informaatiokulttuurin kolmeen osaan:
- käytännölliseen osaan, joka koostuu organisaation käytössä olevasta teknologiasta sekä muista välineistä ja järjestelyistä,
- periaatteelliseen osaan, joka koostuu organisaation säännöistä, strategioista sekä suunnitelmista, sekä
- sosiaaliseen osaan, joka kuvaa organisaatiossa syntyneitä tapoja ja perinteitä, sekä epävirallista viestintää.
Oliver & Foscarini ovat tutkineet informaatiokulttuuria pääasiallisesti yhteiskunnallisesta sekä organisatorisesta näkökulmasta. Yhteiskunnallisen informaatiokulttuurin yhteydessä on tuotu esiin myös käsite digitaalinen informaatiokulttuuri, joka keskittyy erilaisten informaatioteknologioiden vaikutukseen jokapäiväisessä tietokäyttäytymisessä.
Mariam Ginmanin malli
Erilaisia informaatiokulttuureja on pyritty erittelemään, ja niiden vaikutusta organisaatioihin on tutkittu. Informaatiokulttuurin tutkimuksen yksi esimerkki on Åbo Akademin tutkijan Mariam Ginmanin tutkimus, jossa tarkasteltiin pienten ja keskikokoisten yritysten informaatiokulttuuria. Tutkimuksen avulla löydettiin neljä suuntausta:
- Intensiivinen informaatiokulttuuri, jolloin koko organisaatiossa on tietoinen tiedonhankinta-ja käyttöpolitiikka. Yritys arvostaa asiantuntijuutta ja julkaisuja luetaan ahkerasti. Tällaiset tekijät kertovat organisaation menestyksestä.
- Huolimaton informaatiokulttuuri, jossa tiedonhankinta ja -käyttö ei ole vakiintunutta ja suhtautuminen informaatioon voi olla jopa mahtailevaa, "me tiedämme parhaiten". Nämä ovat aloittelevien organisaatioiden piirteitä.
- Vakaa informaatiokulttuuri, jossa tiedonhankinta ja -käyttö on jähmettynyttä. Työntekijöiden tietämys laskee ja toimitusjohtajat tyydyttävät tiedontarpeensa omaan yritykseen liittyvällä formaalilla ja kirjoitetulla tiedolla. Sanomalehti toimii porttina ulkomaailman informaatioon. Tällainen käytös liitetään kypsiin organisaatioihin.
- Torjuva informaatiokulttuuri, jossa tiedonhankinta ja -käyttö on rajoittunutta. Uutiset omasta yrityksestä ovat yleensä huonoja, joita toimitusjohtaja ei halua kuulla. Kommunikaatio on vähentynyt sekä sisäisesti, että ulkoisesti. Tämä kulttuuri esiintyy taantuvissa organisaatioissa.
Chun Wei Choon malli
Uusimpia informaatiokulttuurimalleja edustaa Toronton yliopiston Chun Wei Choon malli, joka käsittelee informaatiokäyttäytymistä ja informaatioarvoja ja -normeja. Informaatiokäyttäytyminen voi olla sisäisesti keskittynyttä, jolloin tiedonhankinta ja -käyttö on painottunut organisaatiossa oleviin ihmisiin ja toimintoihin, mikä ylläpitää tai vahvistaa organisaation identiteettiä ja parantaa sisäisiä toimintoja. Ulkoisesti keskittynyt informaatiokäyttäytyminen taas keskittyy enemmän toimintaympäristöön ja sen mahdollisiin muutoksiin. Informaatioarvot ja -normit voivat joko korostaa informaation jakamista tai kontrollointia ja yhtenäisyyttä.
Se, miten organisaatio luovii näiden piirteiden keskellä, kertoo lopulta siellä vallitsevan informaatiokulttuurin. Choo pystyi erittelemään neljä erilaista kulttuuria:
- Tuloskeskeinen kulttuuri (result-based culture): Hallinnon tehtävänä on mahdollistaa organisaation kilpailu ja menestys omalla sektorillaan. Arvot ja normit painottavat kontrollia: tarkka ja luotettava informaatio vie kohti parempia tuloksia. Organisaatio etsii informaatiota organisaation ulkopuolelta. Asiakkaiden, kilpailijoiden ja markkinoiden ymmärtäminen vaikuttavat tehokkuuteen.
- Sääntöpohjainen kulttuuri (rule-following culture): informaatiota käytetään sisäisiin toimintoihin, joissa säännöillä ja käytännöillä on suuri rooli. Tässä kulttuurissa informaatio on kontrolloitua ja yhtenäistä. Luotettava informaatio standardisoi prosesseja, luo tehokkuutta ja varmistaa määräysten mukaan toimimisen. Tärkeitä tiedonlähteitä ovat käytäntöihin liittyvät asiakirjat ja data, joka muodostuu eri prosesseissa, sekä asiantuntijat, jotka auttavat teknisissä ja juridisissa asioissa.
- Ihmissuhdekeskeinen kulttuuri (relationship-based culture): organisaatiossa kannustetaan kommunikointiin, osallistumiseen ja informaation jakamiseen. Keskitytään erityisesti sisäisiin toimintoihin. Tiedonlähteinä toimivat kollegat ja projektitiimit. Vuorovaikutus kasvattaa sitoutumista organisaatioon.
- Riskejä ottava kulttuuri (risk-taking culture): informaatiota kannustetaan käyttämään innovointiin, uusien ideoiden löytämiseen ja muutenkin luovaan työskentelyyn. Organisaatiossa painotetaan tiedon jakamista. Organisaatio hakee tietoa ulkomaailmasta, tutkii trendejä ja uusia markkinoita. Informaatiota käytetään uusien mahdollisuuksien löytämiseen ja näin riskien ottamiseen yritysmaailmassa.
Kuitenkaan mikään organisaatio ei edusta vain yhtä informaatiokulttuuria, vaan siinä on piirteitä kaikista eri kulttuureista. Organisaation kannattaa miettiä, vastaako se omia tavoitteitaan ja voisiko sitä muuttaa.