De conspectusmethode is een gestandaardiseerde methode voor het evalueren van bibliotheekcollecties. De evaluatie wordt uitgevoerd met de categorieën uit de gehanteerde bibliotheekclassificatie. Hierbij worden in eerste instantie het intellectuele niveau en de taalkundige diversiteit van de collecties beoordeeld en gecombineerd. Maar er kunnen ook andere aspecten worden opgenomen. Via deze methode kunnen individuele bibliotheekcollecties worden geëvalueerd, maar ze kunnen ook onderling worden vergeleken. Deze methode wordt wereldwijd toegepast.
De eerste conspectusmethode is ontwikkeld door de Research Libraries Group (RLG) eind jaren zeventig van de 20e eeuw. Het model is door de jaren heen overgenomen en geperfectioneerd door verschillende bibliotheekonderzoeksgroepen waaronder het Western Libraries Network (WLN), die er software voor ontwikkelt.
Hoewel de conspectusmethode over de hele wereld is gebruikt, wordt zij voornamelijk in de Verenigde Staten toegepast, waar zij fungeert als standaardaanpak voor het beoordelen van bibliotheekcollecties.
De initiële doelstelling van de Research Libraries Group voor de ontwikkeling van de conspectusmethode was het bieden van een hulpmiddel om de samenwerking tussen bibliotheken te ondersteunen. De methode wordt echter weinig gebruikt voor deze intentie, zij wordt vaker geëxploiteerd en gewaardeerd als instrument voor collectie-evaluatie voor een bepaalde vestiging.
Om de conspectusmethode aan te passen aan hedendaagse praktijk, hebben enkele auteurs, waaronder Peter Clayton en G.E. Gorman (2002), een update van de methode geboden voor het digitale tijdperk. In het bijzonder integreren zij de kwestie van de toegankelijkheid van hulpbronnen (papier en digitaal) in hun beoordeling van het diepteniveau van de collectie, waardoor wordt vermeden dat de nadruk volledig op de omvang van de fysieke collectie wordt gelegd. We kunnen dit principe beschouwen als nu algemeen aanvaard, aangezien digitale bronnen veelvuldig door bibliotheken worden aangeboden en officieel worden beschouwd als componenten van de collectie.
De conspectusmethode wekte veel enthousiasme op ten tijde van haar ontstaan tot het einde van de jaren negentig. De ontwikkeling en popularisering ervan gingen hand in hand met het groeiende belang van de evaluatie van collecties bij het beheer van documentaire bronnen. Het gebruik van en de belangstelling voor deze methode zijn echter tanende sinds begin jaren 2000.
De eerste stap is het vaststellen van de indeling van de collectie in evaluatiecategorieën. Meestal vallen die categorieën samen met die van de classificatie die in de bibliotheek wordt gebruikt, zoals SISO of DDC. Voor de conspectusmethode wordt in Nederland wel de Nederlandse Basisclassificatie gebruikt. Het aantal categorieën varieert afhankelijk van de omvang en diepgang die men bij het toepassen van de conspectusmethode wil hanteren. Voor elke (sub-)categorie kan met de conspectusmethode de huidige situatie van de collectie worden geëvalueerd. Ook kan men de stand van de recente acquisities en de ontwikkelingsdoelstellingen van de collectie bepalen.
Er zijn twee hoofdcritera voor het beoordelen van een categorie: de schaalcode (het intellectuele niveau) en de taalcode (het niveau van taalkundige diversiteit, de taalkundige verscheidenheid die door de werken en bronnen wordt gepresenteerd).
Het intellectuele niveau van een collectie, die de breedte en diepte van een deel van de collectie (een categorie) weergeeft, wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 5:
Niveau van taalkundige diversiteit. De codes kunnen verschillen van land tot land.
Het resultaat wordt uitgedrukt met een code, bijvoorbeeld 4W, voor een verzameling op intellectueel niveau 4 met titels in allerlei talen. Op deze manier kan men een tabel creëren, met in de eerste kolom alle categorieën en in de tweede kolom de codes voor de huidige situatie van de collectie. In de derde en vierde kolom kan men de stand van de recente acquisities en de ontwikkelingsdoelstellingen van de collectie aangegeven. Daarnaast kunnen kolommen worden gemaakt voor de mediane ouderdom van de collectie, het soort werken (zoals monografieën, seriewerken en tijdschriften), materialen (gedrukt, audiovisueel, digitaal) en de staat waarin de collectie verkeert.
Overigens dient men te bedenken dat het vaststellen van de niveaus in de tabel niet eenvoudig is, ze worden gebaseerd op subjectieve inschattingen. Het is daarom moeilijk om de geldigheid van de verzamelde informatie te verifiëren en deze gegevens te interpreteren.
De tabel is "slechts" een eerste stap. Omdat niet alle lezers direct goed inzicht zullen hebben in de conspectusmethode en de gebruikte codes, zullen ook verhalende beschrijvingen en toelichtingen per vakgebied nodig zijn, evenals een samenvatting voor de collectie als geheel. Zo kan men een portret schilderen van de huidige collectie van een bibliotheek, de sterke en zwakke punten aangeven, hiaten benoemen, de status van de actuele aanwinsten beoordelen en een ontwikkelingsplan formuleren. Men zal de resultaten verbaal moeten interpreteren, duiden en er conclusies uit trekken. De ontwikkeldoelstellingen kunnen extra kosten met zich meebrengen, die zullen gekwantificeerd en vemeld worden. Ook kan aandacht worden besteed aan de samenwerkingsverbanden die er zijn (in hoeverre kan men terugvallen op bijvoorbeeld partners of het IBL-verkeer). Ten slotte kan de collectie worden geëvalueerd: in hoeverre beantwoordt de collectie aan het doel van de instelling?
De codes kunnen ook gebruikt worden in een collectieplan, om aan te geven voor welke onderwerpen werken worden aangeschaft en wat voor soort werken dan gewenst zijn qua diepte en niveau.
Verwijzingen