Oppgavebehandling, oppgavestyring eller oppgaveledelse er prosessen med å administrere en oppgave gjennom sin livssyklus, og kan innebære planlegging, testing, sporing og rapportering. Oppgavebehandling kan hjelpe enten enkeltpersoner med å nå mål eller grupper av individer med å samarbeide og dele kunnskap for å oppnå kollektive mål. Oppgaver kan også differensieres av kompleksitet fra lav til høy.
Effektiv oppgavebehandling kan kreve styring av flere aspekter av en oppgave, inkludert status, prioritet, tid, tildeling av menneskelige og økonomiske ressurser, gjentakelse, avhengighet, påminnelser og så videre. Disse kan sees på som noen grunnleggende aktiviteter innen oppgavebehandling.
Administrering av flere individer eller teamoppgaver kan bli hjulpet av spesialisert programvare, for eksempel arbeidsflyt- eller prosjektledelses-programvare, og slik programvare blir noen ganger referert til som produktivitetssystemer.[trenger referanse]
Oppgavebehandling kan være en del av prosjektledelse og prosessledelse og kan fungere som grunnlag for effektiv arbeidsflyt i en organisasjon. Prosjektledere som følger oppgaveorientert ledelse har en relativt detaljert og oppdatert prosjektplan, og er vanligvis flinke til å lede teammedlemmer og sørge for fremgang i prosjektet.
Livssyklus for oppgaver
Eksempel på et endelig-tilstandsdiagram for en oppgave sin livssyklus publisert av IBM.
Status for oppgaver kan beskrives av følgende tilstander:
Klar
Tilordnet
Avsluttet
Utløpt
Videresendt
Startet
Ferdig
Verifisert
På pause
Feilet
Det endelige tilstandsdiagrammet til høyre har blitt publisert av IBM, og beskriver forskjellige tilstander i livssyklusen til en oppgave. Et mer oppdatert tilstandsdiagram for kontinuerlig leveranse har også blitt publisert.
Aktiviteter støttet av oppgaver
Oppgavebehandling som disiplin omfatter flere viktige aktiviteter. Det finnes flere ulike konseptuelle nedbrytningerog på høøyt nivå inkluderer disse alltid kreative, funksjonelle, prosjekt-, ytelses- og serviceaktiviteter.
Kreative aktiviteter handler om oppretting av oppgaver. Disse skal gi rom for oppgaveplanlegging, idemyldring, oppretting, utdyping, avklaring, organisering, reduksjon, målretting og foreløpig prioritering.
Funksjonelle aktiviteter handler om personell, salg, kvalitet eller andre ledelsesområder, med det endelige formålet å sikre produksjon av sluttvarer og tjenester for levering til kunder. I sammenheng bør disse tillate planlegging, rapportering, sporing, prioritering, konfigurering, delegering og styring av oppgaver.
Prosjektaktiviteter handler om planlegging og rapportering på tid og kostnad. Disse kan omfatte flere funksjonelle aktiviteter, men er alltid større og mer målrettet enn summen av delene. Prosjektaktiviteter bør tillate nedbrytning av prosjektoppgaver (også kjent som arbeidsnedbrytningsstruktur), oppgavetildeling, oppføringer på tvers av prosjekter og samtidig tilgang til oppgavedatabaser.
Tjenesteaktiviteter handler om levering av klient- og interne selskapstjenester, inkludert kunderelasjonshåndtering og kunnskapshåndtering. Disse bør tillate legge ved filer og lenker til oppgaver, dokumenthåndtering, tilgangsrettighetsadministrasjon, inventar av klienter og ansatte sine oppføringer, ordre- og samtalehåndtering, og annotering av oppgaver.
Ytelsesaktiviteter handler om sporing av ytelse og oppfyllelse av tildelte oppgaver. Disse bør tillate sporing av tid, kostnadskontroll, interessenter og prioritet, for eksempel via diagrammer, eksporterbare rapporter, statusoppdateringer, tidsfristejusteringer og aktivitetslogging.
Rapportaktiviteter handler om presentasjon av informasjon om de andre fem aktivitetene som er nevnt, inkludert grafisk visning.
Programvare for oppgavebehandling
Det florerer av programvareverktøy for oppgavebehandling eller såkalte produktivitetssystem. Det varierer om disse er gratis eller må betales for, og om de er ment for personlig bruk eller bedriftsomfattende distribusjonsformål.
Noen programmer er enkle oppgavelister, mens andre kan ha avanserte funksjoner som for eksempel bedriftsomfattende oppgaveopprettelse, visualisering eller påminnelsesfunksjoner.
Programvare for oppgavebehandling kan ofte integreres med avansert støtte fra separat programvare for prosjektledelse, kalender og arbeidsflyt.
Vanlige dimensjoner for programvare for oppgavehåndtering inkluderer oppgaveoppretting, oppgavevisualisering, påminnelser, tildeling av ressurser, kompatibilitet, konfigurerbarhet, skalerbarhet og rapportering:
Oppgaveopprettelse omfatter samarbeidsfunksjoner for å gjøre ideer om til handlinger (oppgaver). Dette inkluderer aktiviteter for å definere oppgaven og samarbeidet som trengs i planprosessen.
Oppgavevisualisering omfatter presentasjon av oppgaver, oftest gjennom tids- og listeformer. Prioriterts-visualisering omfatter klassifisering (for eksempel budsjett, tid, interessent) og mekanisme (for eksempel fargekode eller tekst). Kalender dekker planlegging (for eksempel tilgjengelighet, møter, avtaler og andre potensielle konflikter) og påminnelser.
Påminnelser omfatter konfigurerbare innstillinger for å informere om tidligere, nåværende og kommende frister.
Tildeling av ressurser omfatter muligheten til å delegere oppgaver og verktøy til en eller flere personer.
Kompatibilitet omfatter muligheten til et oppgavebehandlingsmiljø til å koble seg til andre systemer, programvarer og miljøer. Det inkluderer å bestemme en struktur og begrensninger på kommunikasjon som går fra oppgavebehandlingsmiljøet til annen programvare, systemer og miljøer.
Konfigurerbarhet omfatter muligheten til å legge til, fjerne og administrere funksjonalitet og brukervennlighet i oppgavebehandlingsmiljøer.
Skalerbarhet omfatter evnen til å utføre en oppgave på riktig måte når det gjøres endringer i antall brukere for å oppfylle de spesifikke oppgavekravene.
Rapportering omfatter presentasjon av informasjon ved å vise enten i tabellform eller grafisk visning.
12Maus, Heiko, M.P. van der Aalst, Wil, Rickayzen, Alan, Riss, Uwe. V. “Challenges for Business Processes and Task Management,” Journal of Universal Knowledge Management. Volume 0, Issue 2, 2005.
