ISO 15489

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ISO 15489 est une norme internationale sur la gestion la gestion des documents, éditée originellement en anglais en 2001 et en français en 2002 par l'Organisation internationale de normalisation. Elle est reconnue comme fondatrice sur la normalisation du records management.

Elle a été reprise telle quelle en tant que norme AFNOR et a été adoptée comme recommandation par l'association e-CH pour la normalisation de la cyber-administration en Suisse. Elle constitue une directive pour la gestion des documents des organisations tant privées que publiques afin de garantir que tous les documents d'archives (records) bénéficient de l’attention et de la protection appropriées, et que leurs valeurs de preuve et d’information soient mises en évidence plus efficacement et plus facilement selon des pratiques et des procédures normalisées.

Son objectif est le records management, traduit généralement en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires ». Cependant l’usage du terme anglais, plus court et plus répandu tend à s’imposer, entre autres pour les raisons suivantes, exposée dans l’introduction française de la norme.

Le terme anglais records désigne en effet les documents, dans leur version définitive, considérés dans leur dimension de preuve (et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités de l’organisme émetteur), par opposition à documents (qui ne prend en compte que leur contenu informatif) et à archives (qui les considère du point de vue historique). N’ayant pas en français d’équivalent strict, records est traduit en général par “documents engageants” ou par “documents d’archives” sauf lorsque le terme “documents” est suffisamment explicite dans le contexte, voire par “archives” lorsque le sens l’impose.

Historique

L'origine australienne

La norme ISO 15489 trouve son origine dans la norme australienne AS 4390 « Records management » adoptée en 1996 en réponse à la publication de la norme ISO 9000 sur le management de qualité, qui fait référence à des documents de qualité mais qui ne s'attarde pas sur leurs définition ou sur des critères d'évaluation. L'Australie est alors le premier pays au monde à se doter d'une norme sur le records management.

Élaboration de la norme ISO

Le comité technique 46 « Information et documentation », sous-comité 11 « Gestion des archives courantes et intermédiaires » (TC46/SC11) est créé en 1998 au sein de l'Organisation internationale de normalisation pour examiner l'adoption de la norme australienne,. Onze pays sont représentés dans le comité, parfois avec des traditions archivistiques divergentes : Australie, Nouvelle-Zélande, Royaume-Uni, États-Unis, Canada, France, Suède, Allemagne, Pays-Bas, Irlande et Danemark.

La première édition de la norme est présentée au congrès de l'Association of Records Managers and Administrators (ARMA) à Montréal en 2001.

Révision

Les travaux pour la première révision débutent en mai 2012. Parmi les objectifs identifiés par le comité se trouve au premier plan l'adaptation des principes du records management aux réalités du numérique.

La nouvelle version, désormais intitulée « ISO 15489:2016 Information et documentation — Gestion des documents d’activité » est présentée à Wellington en Nouvelle-Zélande.

Structure de la norme

La norme est structurée en deux parties :

Elle a récemment été complétée par les normes complémentaires suivantes :

La norme est utilisable par tous les services s’occupant de la gestion courante des documents ainsi qu’à leur transfert aux archives. Les objectifs de la norme sont exprimés de telle manière qu’ils s’appliquent à tous les types de document indépendamment de leur support et de leur structure logique. La norme ne concerne pas l’archivage historique à proprement parler.

Un des rôles importants attribués à la norme est sa capacité de définir des règles de qualité assurant la traçabilité et la bonne gouvernance des services administratifs et commerciaux qui gèrent leurs documents selon la norme. En tant que norme internationale, elle peut faciliter la transition démocratique des pays ne possédant pas une tradition de gestion documentaire contrôlée. Dans le cadre commercial, elle garantit la conformité des entreprises. Il n’existe cependant pas à ce jour de processus de certification des organismes respectant la norme.

Notes et références

  1. ↑ « eCH-0002 RecordsManagement V1.0 », sur eCH E-Government Standards, (consulté le )
  2. 1 2 3 Carol Couture et Julie Roy, « La norme ISO 15489 : principes et application », Archives, vol. 38, no 2,‎ 2006-2007, p. 143-177 (lire en ligne [PDF])
  3. 1 2 3 (en) Susan Healy, « ISO 15489 Records Management – its development and significance », Records Management Journal, vol. 11, no 3,‎ , p. 133-142
  4. ↑ Michel Cottin et Sylvie Dessolin Baumann, « La famille des normes ISO sur le records management », La Gazette des archives, vol. 228, no 4,‎ , p. 119–133 (DOI 10.3406/gazar.2012.4989, lire en ligne, consulté le )
  5. 1 2 3 (en) Cassie Findlay, « Crunch time: the revised ISO 15489 and the future of recordkeeping », Archives and Manuscripts, vol. 46, no 2,‎ , p. 222–226 (ISSN 0157-6895 et 2164-6058, DOI 10.1080/01576895.2018.1451755, lire en ligne, consulté le )
  6. ↑ « ISO 22310:2006 », sur ISO (consulté le )
  7. ↑ « ISO 23081-1:2017 », sur ISO (consulté le )

Voir aussi

Articles connexes

Bibliographie

  • Comment le "records management" peut faire progresser la transparence administrative. Communication faite à Lundt par Philippe Barbat, Direction des archives de France, 2001
  • Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises. Document réalisé par le groupe métier AAF-ADBS Records management ().

Liens externes